Nooit meer vastlopen op aanbestedingen?

Uw eigen virtual tenderdesk biedt uitkomst

Nu werken op afstand het ‘nieuwe normaal’ is, wennen we ook aan zaken als virtueel samenwerken en virtuele assistentie. Natuurlijk was de ‘virtual assistant’ al langer een ding maar het lijkt alsof we nu pas de grote voordelen van hulp op afstand zien en weten te waarderen. Dat werd tijd, want het inschakelen van een hulplijn is heel verstandig als het u veel tijd en ellende kan besparen. Bij taken waar u zelf niet aan toekomt bijvoorbeeld; zoals het samenstellen van winnende aanbestedingen? Zou het niet heerlijk zijn als u een gespecialiseerde virtual assistant tot uw beschikking zou hebben op het moment dat u meedoet in een aanbesteding?

Herkenbaar?

U hebt het structureel (te) druk en u zou graag meer aandacht willen besteden aan aanbestedingen. Maar u krijgt geen energie van het aanbestedingsproces, loopt regelmatig vast of/en ondervindt dat de tijd die u eraan besteedt ten koste gaat van de dagelijkse gang van zaken of zelfs privézaken. Of dit herkenbaar is? Ja, hierin bent u verre van alleen, dit horen we dagelijks. Hoe lossen anderen dit probleem op? Door gebruik te maken van een eigen Virtual Tenderdesk via BidPro.

Wat is Virtual Tenderdesk?

Een tenderdesk is een echte of virtuele unit die alle vereiste kennis bij elkaar brengt en zich volledig wijdt aan het scoren op aanbestedingen. De Virtual Tenderdesk van BidPro helpt u bij iedere vraag die in u opkomt bij het schrijven en het indienen van uw aanbesteding of offerte. Even bellen volstaat: Kun je even met me meedenken? Wil je deze tekst tegenlezen? Wat bedoelen ze daarmee in de uitvraag? Kun je checken of we nu alles compleet hebben voor het indienen? Naast het stellen van vragen is het uiteraard ook mogelijk om het schrijven van (delen van) uw aanbieding aan de Tenderdesk uit te besteden. Indien gewenst helpt de Virtual Tenderdesk u ook met het bewaken van planning en deadlines voor indiening. U bepaalt zelf welke diensten in uw Virtuele Tenderdesk tot uw beschikking staan. Daarom is uw Virtual Tenderdesk persoonlijk en neemt u alleen af waar u behoefte aan heeft.

Duurzaam

Door gebruik te maken van de Virtual Tenderdesk is er bij al uw inschrijvingen een vakspecialist betrokken. Door ons uw tenderdesk in te laten richten bouwen wij snel uw expertise op, kunnen wij uw processen standaardiseren en optimaliseren, zijn wij als uw vakspecialist bij de aanbesteding betrokken zónder dat dit tot taakversnippering of verlies van focus leidt, ontlasten wij uw de organisatie en wordt u een professionele en succesvolle deelnemer aan tenders. En dat is nog niet alles. Onze doelstelling is om uw organisatie op te leiden, door training on the job en u mee te nemen in het proces en de mogelijkheden die er zijn, zodat ook u of uw medewerkers waardevolle ervaring opdoen.

Waardevolle kennis verzamelen

Uw Virtuele Tenderdesk kan als geen ander informatie verzamelen en analyseren. Met de inhouse ontwikkelde analysetool mist u geen aanbesteding meer (uw eigen aanbestedingskalender!), statistische data en voorgekomen juridische issues. De Virtuele Tenderdesk kent de veel gestelde vragen bij nota’s van inlichtingen en de meest succesvolle aanbestedingsteksten. Ervaring en kennis waarvan uw organisatie kan profiteren. 

Is dat wat voor mij?

Of u nu manager bent bij een multinational of een ondernemer bent, iedereen heeft toegang tot een Virtual Tenderdesk. Al vanaf een paar uren per maand heeft u uw eigen Virtual Tenderdesk die u kunt inschakelen wanneer het u uitkomt: voor zowel structurele als voor tijdelijke werkzaamheden.

Proberen is mogelijk tegen lage instapkosten. Om zo efficiënt mogelijk gebruik te kunnen maken van uw Virtual Tenderdesk, geeft BidPro een kosteloos advies over het gebruik en de inzet van uw eigen Virtual Tenderdesk. Neem daarom contact met ons op voor het maken van een afspraak. Wij vertellen u dan alles wat u wilt weten over het werken met een Virtual Tenderdesk en geven een advies op maat. Neem contact met ons op via info@BidPro.nl of 06-13374706.

Naar contactpagina >>>

Wilt u meer lezen? Lees ook onze andere blogs. Nieuws >>>

Lees wat BidPro voor u kan betekenen. Naar diensten >>>

Wie (slim) schrijft wint

Verbeter uw aanbestedingsteksten met deze 5 tips

Opvallend: ondernemend Nederland toont in coronatijd veel meer interesse in het meedoen aan tenders en aanbestedingen.

Is dit typisch een klus om al thuiswerkend aan te pakken? Of klinkt een meerjarencontract met een steady (semi) overheidsorganisatie juist nu nog aantrekkelijker? Wellicht beiden. Organisaties schrijven niet alleen in op méér aanbestedingen, er zijn ook een hoop partijen die zich er nu voor het eerst aan wagen. Een goed moment om wat schrijftips weg te geven. Schrijftips voor een aanbesteding? Ja want, hoewel u vast weet dat het meer is dan het online invullen van vragen of het doormailen van een prijsopgave, aandacht voor tekst en opbouw is van groter belang dan u denkt.

Kun je een aanbesteding verliezen op tekst?

Jazeker! Sterker nog, de meest gehoorde afwijzing is “de offertetekst is niet concreet of duidelijk genoeg”. Ook komt de terugkoppeling “de aangeboden oplossing sluit niet aan bij de wensen van de aanbestedende dienst” vaak voor. Erg frustrerend als u er van overtuigd bent dat uw aanbieding de beste is. Blijkbaar ervaart de lezer dat niet zo bij het lezen van uw tekst. Hoe zorgt u voor de juiste teksten? Wij geven u een aantal tips.

Tip 1: Richt u op (de behoefte van) de opdrachtgever

Natuurlijk laat u uitgebreid zien welke kwaliteiten u in huis hebt om de opdracht uitstekend te vervullen maar zet uzelf niet op de voorgrond. Verdiep u in de organisatie, in de visie, kernwaarden en behoeften en laat uw verhaal daar naadloos op aansluiten (sluit aan op de behoeften van de klant). Benoem de voordelen voor de organisatie en vertel daarna pas waarom u daarvoor de juiste partij bent.

Tip 2: Geef antwoord op de juiste vraag

Zal u net zien; schrijft u een prachtig stukje tekst, krijgt u te horen dat u de vraag niet hebt begrepen. De vragen in aanbestedingen kunt u soms op meerdere manieren interpreteren. Lees alle vragen en eisen daarom minstens twee keer goed door en noteer wat u niet duidelijk is. Stel al uw vragen en via de Nota van Inlichtingen krijgt u een hoop antwoorden. Zo weet u zeker welk antwoord u zo helder en aantrekkelijk mogelijk moet noteren.

Tip 3: Schrijf kort en actief

Lees dit even: ‘Zinnen met veel woorden worden minder prettig gelezen en zullen als tamelijk hinderlijk worden ervaren’. Of: ‘Korte zinnen maken uw tekst leesbaarder’.

Zinnen met ‘worden zijn al snel langer en onduidelijker dan een zin in actieve schrijfstijl. Schrijf dus actief. Scheelt ook weer in het aantal woorden als u over het maximaal aantal pagina’s dreigt te gaan.

Tip 4: Maak het persoonlijk

Schrijf u en wij in plaats van de aanbestedende partij en uw hele bedrijfsnaam. Dat is veel persoonlijker én uw teksten zijn helderder en korter door. De lezer zal uw tekst ook eerder boeiend vinden, niet gehinderd door het herhalen van uw bedrijfsnaam.

Tip 5: Zorg voor een heldere structuur

Een aanbestedingstekst moet voldoen aan de eisen die in het aanbestedingsdocument staan maar binnen de tekst heeft u wel vrijheid in de opbouw van de tekst. Zorg voor een structuur die aansluit bij de vragen van de lezer. Het is niet aan te raden om de vragen in een totaal andere volgorde te beantwoorden. Een lezer die meerdere inzendingen beoordeelt kan dan de weg kwijtraken.

Werk waar mogelijk met tussenkoppen. Uw tekst is daardoor overzichtelijk, makkelijker leesbaar en trefwoorden vallen extra op. Heeft u toch een langer stuk tekst? Schrijf dan een korte inleiding op de alinea of overweeg of u (een deel van) uw tekst ook in een afbeelding (als dat is toegestaan) duidelijk kunt maken.

Behoefte aan een kritische blik op uw inschrijving op een tender of aanbesteding? BidPro adviseert u over aanbestedingsteksten en het beantwoorden van aanbestedingsvragen, geeft tips om u te onderscheiden van de concurrentie, toetst de volledigheid van uw inschrijving en helpt u indien gewenst met de aanpak en de planning. Neem contact met ons op via info@BidPro.nl of 06-13374706 (Bert Hordijk).

Naar contactpagina >>>

Wilt u meer lezen?

  • Lees ook de blog “Inschrijven op aanbestedingen? Er valt nog veel te winnen”. Naar blog >>>
  • Lees wat BidPro voor u kan betekenen. Naar diensten >>>

Valkuilen in aanbestedingen

Deze fouten zult u niet meer maken – leestijd 4 minuten

Als u enige ervaring heeft met het inschrijven op aanbestedingen, dan weet u dat dit een serieuze en uiterst secure aangelegenheid is. U zult niet de eerste zijn wiens inschrijving gediskwalificeerd wordt vanwege een kleine fout in de aangeleverde stukken. Want er zíjn nogal wat missers die u kunt maken binnen een aanbesteding. Wij vertellen hoe je een aantal valkuilen kunt mijden.

Check, check, dubbelcheck

Hoewel ze veel gelijkenissen vertonen, mag u ervan uitgaan dat elke aanvraag nét weer anders is. Daarom is het noodzakelijk om ieder willekeurig document nauwkeurig te scannen én na te gaan welke documenten bij de indiening meegestuurd moeten worden. Ik zal u hiervan een voorbeeld geven: Sommige aanbestedende diensten voegen een checklist bij hun uitvraag. ‘Makkelijk!’; hoor ik u denken? Zeker, maar hierin schuilt ook de eerste veelgemaakte fout. Soms is het zo dat u deze checklist ook dient in te dienen bij uw inschrijving. Of dit het geval is, ziet u vaak aan de ruimte die wel of niet is vrijgelaten voor een handtekening. Deze checklist (ook wel conformiteitenlijst) niet indienen, niet afvinken en/of niet ondertekenen, kan diskwalificatie betekenen!

Niet bevoegd is Game Over

Handtekeningen zijn sowieso een zaak om niet lichtzinnig mee om te gaan, ook in een aanbesteding kunt u zichzelf hiermee eenvoudig diskwalificeren. De ondertekening van de inschrijving moet rechtsgeldig zijn. Dat klinkt logisch maar het betekent dat alleen degene die in het register van de Kamer van Koophandel als bestuurder is opgenomen zijn of haar handtekening mag zetten (of een gemachtigde). Als er meerdere bestuurders zijn die alleen gezamenlijk bevoegd zijn, dienen al deze bestuurders de inschrijving te ondertekenen. Indien een bestuurder wel bevoegd is om solo te tekenen maar beperkt is tot een bepaald grensbedrag, check dan goed of de totale inschrijvingssom van de inschrijving deze bevoegdheidsgrens niet overschrijdt.

Afgaan op het UEA

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument treft u bij iedere aanbesteding aan. Dit formulier is een mijnenveld van mogelijke fouten. Eén vraag niet of niet volledig beantwoorden en u bent ‘af’. Goed om hierbij te weten is: indien u de opdracht samen met een andere organisatie of met behulp van een derde wilt gaan uitvoeren, ook deze partijen afzonderlijk vaak een UEA-formulier moeten invullen, welke tegelijk met de rest van uw inschrijving moet worden ingediend. Ook op het UEA van uw samenwerkingspartner kunt u dus afgeschreven worden. In de aanbestedingsdocumenten staat wat de aanbestedende dienst van u verwacht.

(Geen) voorwaarde voor succes

Vanuit gewoonte vermeldt u onder elke offerte een frase als – op al onze aanbiedingen zijn onze verkoopvoorwaarden van toepassing-. Het is echter niet toegestaan om eigen voorwaarden te verbinden aan uw aanbod, u moet onvoorwaardelijk akkoord gaan. Voegt u wel voorwaarden of beperkingen toe, zonder dat de aanbestedingsstukken daar expliciet de mogelijkheid toe geven? Dan kan uw inschrijving afgekeurd worden.

Conclusie

Met aandacht en focus kunt u de veelgemaakte fouten voorkomen. Onduidelijkheden die u in aanbestedingen tegenkomt, kunt u aan de orde stellen tijdens de vragenronde. Stel alle vragen die u heeft, zodat u exact weet wat er van u gevraagd wordt en waar uw antwoord aan moet voldoen. Elk woord in de uitvraag van een aanbesteding lezen en interpreteren kost uiteraard veel tijd, maar voorkomt diskwalificatie door slordigheidsfouten én dat u gezwoeg voor niets is geweest. Ons advies? Wees nauwkeurig en investeer die aandacht aan uw inschrijving, want het is zonde als uw verder prachtige offerte wordt afgekeurd op het ontbreken van documenten of slordigheden bij het indienen.

Wilt u diskwalificatie voorkomen? BidPro checkt uw aanbesteding voor indiening en voorziet u graag van waardevol advies.
Naar contactpagina >>>

Wilt u meer lezen?

  • Lees ook de blog “Inschrijven op aanbestedingen? Er valt nog veel te winnen”. Naar blog >>>
  • Lees wat BidPro voor u kan betekenen. Naar diensten >>>

Inschrijven op een aanbesteding? Er valt nog veel te winnen!

Zes tips, vier minuten leestijd

Als u zich inschrijft op een aanbesteding, dan doet u dat om te winnen. En hoewel alleen al het meedoen aan een aanbesteding heel leerzaam is, gaat u niet voor een tweede plek of lager. U wilt het werkpakket gegund krijgen, punt. Eerder schreef ik een artikel met tips om uw gunfactor (als MKB-bedrijf) te verhogen. In deze blog ga ik in op wat u nog meer kunt doen om te winnen en geef ik u zes tips.

Er valt veel winst te behalen. Wat kunt u het beste doen?

Tip 1: Ken uw (potentiële) klanten

Aanbestedende diensten publiceren aanbestedingskalenders op hun website en publiceren openbare aanbestedingen op aanbestedingsplatformen. De meeste informatie krijgt u echter door uw (potentiële) klant te kennen. Wanneer u regelmatig in gesprek bent met uw (potentiële) klanten, weet u wat er bij hen speelt. Zo kunt u tijdig op de hoogte zijn van een mogelijke aanbesteding. Tot het moment dat de aanbestedingsprocedure is gestart, kunt u met de klant de inhoud van de opdracht bespreken. Hoe tevreden is uw klant over de huidige dienstverlener/dienstverlening? Wat zijn de verbeterpunten? Deze informatie kan de kans dat u de aanbesteding wint enorm vergroten.

Tip 2: Zorg voor bekendheid bij inkopers

In het geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding, zal de aanbestedende dienst meerdere partijen uitnodigen tot deelname aan een aanbestedingsprocedure. Bekendheid draagt bij aan de kans om uitgenodigd te worden. Zorg dus dat u op die lijst komt. Hoe? Netwerken, netwerken, netwerken. Als u niet uitgenodigd bent voor een meervoudig onderhandse aanbesteding kunt u verzoeken om mee te mogen doen (de aanbestedende dienst is hiertoe overigens niet verplicht).

Tip 3: Ken uw concurrentie

Door uw concurrentie te kennen weet u waarin u anders bent. En het zijn juist deze verschillen die de doorslag geven bij aanbestedingen. Wat maakt u uniek in de markt? Wat is het onderscheidende vermogen van uw organisatie? Op welke manier speelt u beter in op de behoeften dan dat uw concurrenten dat doen? Beantwoord deze vragen niet alleen voor uzelf, maar ook voor uw concurrenten. Dan weet u precies op welke punten u het sterkste staat. Deze informatie kunt u zeer goed gebruiken in uw aanbieding.

Tip 4: Bouw bewijsmateriaal op

Na tip drie is het zaak om uw USP’s te kunnen onderbouwen met sterk bewijsmateriaal. Het mooie hierbij is dat als je echt doet wat je beweert, dit bewijsmateriaal voor het oprapen ligt. Er wordt bij bijna elke aanbesteding om referenties gevraagd, die u uiteraard netjes aanlevert. Heeft u er wel eens aan gedacht dat deze referenten uw USP’s kunnen onderbouwen. Gebruik (als dit niet uitdrukkelijk wordt verboden) eens quotes van referenten in je teksten die uw verhaal bevestigen en versterken. Daarnaast zijn harde cijfers erg overtuigend. Dus duik eens lekker in de cijfers en u kunt vast met overtuigende data komen. Bewijs scoort altijd.

Tip 5: Tendermonitoring en -signalering

Er worden maandelijks honderden werkpakketten uitgevraagd volgens de aanbestedingsprocedure. Deze werkpakketten worden gepubliceerd op platformen zoals TenderNed of worden uitgevraagd in een DAS. Als u niet door de klant zelf op de aanbesteding wordt geattendeerd (zie tip 1), kunt u ervoor kiezen om zelf regelmatig op de platformen te kijken. Het monitoren van aanbestedingen is tijdrovend. BidPro kan deze monitoring voor u uitvoeren in de vorm van ‘Tendersignalering’. Op deze manier voorkomt u dat u een aanbesteding mist.

Tip 6: To Bid or not to Bid..?

Wanneer u een aanbesteding heeft gevonden die lijkt te passen bij uw dienstverlening, is het nog niet altijd wenselijk om u in te schrijven. Om een werkpakket gegund te krijgen dient u vaak enkele documenten te kunnen overleggen. Ook kan gevraagd worden om een referentie waaruit blijkt dat u eerder een soortgelijke opdracht uitgevoerd heeft. Bekijk ook of u kunt voldoen aan de basiseisen, het programma van eisen en eisen m.b.t. certificeringen. Wanneer u hieraan niet kunt voldoen, is het raadzaam om uw tijd te sparen en niet in te schrijven.

Maar oordeel niet te snel! Scan het bestek en stel vragen. In de praktijk blijkt dat de uitvraag niet altijd even duidelijk is omschreven of zelf onjuistheden bevat. Het is belangrijk om hierover vragen te stellen tijdens de daarvoor bedoelde vragenrondes. Dit kan leiden tot een aanpassing in de uitvraag of een verandering in de eis. Veranderingen die van invloed kunnen zijn op uw Bid or No Bid besluit.

Wilt u meer weten over tendersignalering via BidPro of kunnen wij u ondersteunen bij het winnen van aanbestedingen? Neem contact met ons op.
Naar contactpagina >>>

Wilt u meer lezen?

Het geheim van een soepel lopend social return proces

Weet u al hoe u het aan gaat pakken?

In de aanbesteding waarop u wilt inschrijven is een SROI-verplichting opgenomen. Prima, u staat immers helemaal achter verantwoord ondernemen. Een SROI-verplichting is echter niet iets waar u zomaar aan voldoet door een paar beloftes te doen.

Hoe dan wel? Door daadwerkelijk met social return aan de slag te gaan en mensen in dienst te nemen met een afstand tot de arbeidsmarkt. En dát vraagt om een goed lopend proces.

U bent niet de enige ondernemer die nog geen gesmeerd SROI-proces heeft en zéker niet de enige die niet weet hoe hij daar slim mee start. Daarom deel ik in deze blog een geheim, waar u direct profijt van heeft.

Aanbestedende diensten kunnen ervoor kiezen om een social return verplichting (ofwel SROI-verplichting) op te nemen in de aanbesteding.

Social return is een aanpak om meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Opdrachtnemers worden gestimuleerd of verplicht om kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te betrekken bij de uitvoering van de opdracht.

Er is geen landelijk beleid met betrekking tot Social Return, er is geen standaard. Aanbestedende diensten hanteren wel steeds meer een soortgelijke werkwijze.

De aanbestedende dienst heeft dus een SROI-verplichting opgenomen in de opdracht. Hoe gaat u hiermee om als opdrachtnemer? Hoe zorgt u ervoor dat u invulling geeft aan deze SROI-verplichting? Begint u met u inspanningen om aan het eind van de contractperiode maar te zien waar het schip is gestrand en of uw opdrachtgever oordeelt of u aan uw verplichtingen heeft voldaan? Riskant…

Zorg dat u goed begrijpt welke verplichting u aangaat.

Analyseer de aanbestedingsdocumenten uitvoerig, staat er iets in dat voor u niet duidelijk is? Stel daarover dan vragen aan de aanbestedende dienst. Maak hiervoor gebruik van de vragenrondes of (wanneer deze mogelijkheid geboden wordt) van het contactpunt social return van de aanbestedende dienst.

Waarom is dit zo belangrijk? Een social return proces vormgeven is complex. Het is eenvoudig om de weg kwijt te raken in alle mogelijkheden, regels en zaken als subsidieregelingen. Daarom is een duidelijk doel nodig.

U moet exact weten wat u wilt (of moet) bereiken, want alleen dan kunt u de weg er naartoe slim uitstippelen. Het klinkt misschien simpel, maar had u er zelf al aan gedacht? Als u precies weet wat er van u verwacht wordt, kunt u het SROI-proces precies daarop inrichten. Goed lezen en vragen stellen is de beste én de meest eenvoudige manier om te weten te komen welke verplichting u na moet komen. Volg deze tip op en uw SROI-proces zal altijd vele malen efficiënter zijn.

Geïnteresseerd in meer waardevolle adviezen om uw social return proces te optimaliseren? Neem contact met ons op.
Naar contactpagina >>>

Wilt u meer lezen over social return?

Kansen voor het MKB bij aanbestedingen voor koffie en thee

Om organisaties goed te kunnen ondersteunen analyseert BidPro dagelijks vele aanbestedingen. In deze post richten we deze analyse specifiek op de openbare aanbestedingen voor warme drankenvoorziening.

De smaak (beleving) van koffie- en thee drinkers is de laatste jaren sterk veranderd. Thuis drinken de mensen kwalitatief goede koffie, dit willen zij ook op hun werkplek. Wanneer een werkgever niet voorziet in kwalitatief goede koffie, zorgt dit voor ontevredenheid bij de medewerkers. Dat ook de overheid kwalitatief goede koffie voor haar medewerkers wil is duidelijk terug te zien in de eisen die zij stellen in offerte-uitvragen voor warme drankenvoorziening. 

Wanneer we kijken naar de kwalitatieve gunningscriteria, dan staat smaak (beleving) bovenaan de lijst van belangrijkste gunningscriteria.

De top 3 kwalitatieve gunningscriteria onderwerpen:

  1. Smaak (beleving) en de look en feel
  2. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) (waaronder circulariteit)
  3. Implementatieplan / plan van aanpak

Naast de top 3 hebben we meer onderdelen geanalyseerd, deze zijn te zien in de data-visualisatie.

Uit onze analyse is gebleken dat MKB absoluut kans maakt om aanbestedingen te winnen, zo is in 2018 nagenoeg 30% van de opdrachten gegund aan MKB.

Wilt u zich de komende periode inschrijven op aanbestedingen voor warme drankenvoorziening? Wilt u weten welke aanbestedingen er uitgevraagd zijn of wilt u gebruik maken van onze tendersignalering? Heeft u vragen of  wilt u meer te weten komen over deze data of hulp bij de inschrijving op een aanbesteding? Lees meer over de diensten van BidPro

Neem contact met ons op

BidPro is licentiehouder van TenderNed

Sinds 19 november 2018 zijn wij officieel licentiehouder van TenderNed. Met dit goede nieuws kunnen wij dan ook bekendmaken dat wij te benaderen zijn voor ondersteuning en adviestrajecten op maat. 

Wij hebben toegang gekregen tot de online cursusomgeving van TenderNed, die als basis dient voor ons trainings- en cursusmateriaal. Zo kunnen wij onder andere verschillende scenario’s ‘naspelen’ ten behoeve van een op maat gemaakt adviestraject.

Lees meer over de diensten van BidPro

Elke dag een KUS?

9 november is in 1990 door de Verenigde Naties uitgeroepen tot de Dag van Kwaliteit. Deze dag doen we er alles aan om er een Kwalitatief Uitermate Superdag (KUS) van te maken.

Kwaliteit is:

De mate waarin goederen en diensten voldoen aan de eisen, behoeften en specificaties van de afnemer, klant en gebruiker.ISO9000

Het woord kwaliteit werd in het verleden veelal geassocieerd met robuustheid en degelijkheid, gewoon goed volstaat tegenwoordig niet meer, kwaliteit gaat tegenwoordig over onderwerpen zoals bruikbaarheid, toepasbaarheid, gebruikersgemak, toegevoegde waarde, maatschappelijk belang en partnership. In een eerdere blog scheef ik al dat het leveren van kwaliteit betrekking heeft op het aansluiten op de klantbehoefte.

Lees ook mijn blog over “Aansluiten op de klantbehoefte”

Staat kwaliteit in uw organisatie hoog op de agenda? Is het onderdeel geworden van de manier van werken? Weet u wat uw klant/opdrachtgever echt nodig heeft? Of verliest u zich al gauw in de waan van de dag? 

In aanbestedingen wordt gevraagd om bijvoorbeeld een dienstverleningsplan op te stellen, te beschrijven wat een opdrachtgever allemaal van u kan verwachten en wat u eraan doet om de opdrachtgever te ontzorgen.

Het is van groot belang om te voorkomen dat de stukken die u schrijft enkel blijven bij een papieren werkelijkheid. BidPro adviseert en ondersteunt organisaties bij aanbestedings- en offertetrajecten. We helpen organisaties om de klantvraag te begrijpen, te beschrijven wat waargemaakt kan worden én om waar te maken wat aan de klant beloofd is.

BidPro zorgt er met u voor dat niet alleen 9 november de dag is waarop kwaliteit onder de aandacht wordt gebracht, maar om van elke dag een Kwalitatief Uitermate Superdag te maken.

#WQD18

Wilt u een afspraak maken? Neem contact met ons op

3 tips om uw gunfactor te verhogen


In 2014 is de aanbestedingswetgeving aangepast, onder andere om de kansen voor MKB-bedrijven te vergroten. Toch blijft de vraag wat MKB-bedrijven er zelf aan kunnen doen om hun kans op gunning te verhogen en te winnen van de ‘grote jongens’. 

Winnen van een aanbesteding, dat is de reden waarvoor u zich inschrijft op een aanbesteding. Waar in het verleden aanbestedingen met name gegund werden op basis van de laagste prijs, worden aanbestedingen tegenwoordig steeds meer gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Kwaliteit wordt verkozen boven prijs.

In 2014 is de aanbestedingswetgeving aangepast, waarbij MKB-bedrijven meer kansen krijgen om aanbestedingen gegund te krijgen. Zo mag er enkel nog gemotiveerd geclusterd worden, zijn omzeteisen aan banden gelegd en moeten 30% van de aanbestedingen naar MKB-bedrijven gaan. 

Ok, de wetgeving is aangepast, maar wat kunnen MKB-bedrijven er zelf aan doen om hun kansen te vergroten? Wij geven u drie tips om uw gunfactor te verhogen

  1. Wees op de hoogte van de plannen van aanbestedende diensten. Dit lijkt een onmogelijke opgaaf, mogelijk bent u nog niet bekend bij de aanbestedende dienst of u spreekt de aanbestedende diensten niet vaak genoeg om te weten wat er speelt. Echter, door aankondigingen van marktconsultaties in de gaten te houden, weet u wanneer u de plannen met de aanbestedende dienst kunt bespreken. U krijgt hierbij de mogelijkheid om kennis en ervaring te delen en om obstakels (waar u mee te maken kunt krijgen bij de inschrijving) vooraf te bespreken.
  2. Stel vragen. Door in een vroeg stadium van de inschrijving vragen te stellen (vragen ronde voor de nota van inlichtingen) kunt u een beter beeld krijgen van het probleem (de vraag achter de vraag) van de aanbestedende partij, hier kunt u uw voordeel mee doen bij het schrijven van de stukken.
  3. Leer van uw fouten. Wanneer u een opdracht niet gegund krijgt, dient er gemotiveerd te worden waarom u de opdracht niet gegund heeft gekregen. Gebruik deze feedback om uw volgende inschrijving te verbeteren. Daarnaast weet u nooit waar het persoonlijke feedback moment toe leidt.

BidPro adviseert en ondersteunt organisaties bij de inschrijving op aanbestedingen. Dit doet BidPro vanuit haar kennis en kunde op het gebied van sales en business development (lees meer).

Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen?

Procesoptimalisatie? Sluit aan op de behoefte van de klant.

Zaterdag (22 september) was het de dag van de klant. Dit is de dag waarop ondernemers klanten bedanken, zonder klanten zou er immers geen business zijn. In hoeverre doet u datgene wat de klant nodig heeft? En is uw klant ook daadwerkelijk tevreden?

Hoeveel tijd steekt u in de relatie met uw klant en is uw organisatie bekend met wat de klant nodig heeft? Door uw organisatie in te richten op basis van de wens van uw klant, verhoogt u niet alleen uw klanttevredenheid, maar maakt u uw organisatie ook efficiënter.

Klantbehoefte, -wens, -beleving en -tevredenheid zijn termen die vaak door elkaar gehaald worden of die onjuist gebruikt worden. Elke organisatie dient zijn strategie en doelen te bepalen op basis van de klantbehoefte. Deze behoefte is de onderliggende laag van de klantwens (ook wel de vraag achter de vraag).

Iemand vraagt u hoe laat het is:

  • U beantwoordt de vraag door op uw horloge te kijken en te vertellen hoe laat het is.
  • U beantwoordt de vraag door met de persoon mee te denken en te vragen hoe laat het zou kunnen zijn.
  • U beantwoordt de vraag door niet alleen te vertellen hoe laat het is, maar de persoon een horloge te geven en te leren klokkijken.

In de praktijk is men geneigd om de vraag van de klant snel te beantwoorden (antwoord 1), zonder voldoende stil te staan bij de onderliggende behoefte van de klant. Door u te verdiepen in de behoefte van de klant, kunt u extra waarde toevoegen en de relatie met uw klant waarde(n)vol maken (antwoord 3).

In elk project kunnen we zes fasen benoemen, namelijk: initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, uitvoeringsfase en afhandelingsfase.

Zes projectfasen

Veel bedrijven zijn geneigd om een project te snel op te starten. De volgende valkuilen liggen op de loer:

  • De vraag van de klant wordt onvoldoende begrepen en men gaat ‘rennen voor de klant’ (in het voorbeeld: antwoord 1),
  • De definitiefase wordt te snel doorlopen. Er wordt vanuit gegaan dat de klant snel resultaat wil zien, hierbij verdiept men zich onvoldoende in de behoefte van de klant
  • De klant wordt niet betrokken in de ontwerpfase (er wordt niet getoetst of het plan overeenkomst met de wens van de klant)
  • De interne organisatie wordt niet betrokken bij het ontwerp, met als gevolg dat vraag en aanbod niet op elkaar aansluiten
  • Gedurende de uitvoeringsfase wordt de klant onvoldoende geïnformeerd en heeft zij niet ge mogelijkheid om bij te sturen

Het gevolg is een ontevreden klant. Dit zorgt voor irritatie bij de klant, die krijgt immers niet wat zij nodig heeft, daarnaast zorgt het voor irritatie van de medewerkers; immers we zijn gaan rennen voor de klant maar toch is de klant niet tevreden.

The voice of the customer 

Neem de tijd om te luisteren naar de vraag van de klant (de vraag achter de vraag). Wanneer u goed weet wie de klant is en wat het probleem van de klant is, kunt u met uw oplossing beter aansluiten op de behoefte van de klant. Door in een vroeg stadium goede afspraken te maken en over en weer verwachtingen uit te spreken, kunnen teleurstellingen in een later stadium voorkomen worden.

Keten gestuurd werken

Richt bedrijfsprocessen dusdanig in dat de klant niet alleen geïnformeerd wordt over ontwikkelingen, maar dat de klant ook de mogelijkheid om tijdig bij te sturen. De klant niet enkel informeren, maar de klant betrekken heeft meerdere voordelen, onder andere: de verwachtingen van de klant worden beter gemanaged, doordat de klant de ruimte heeft om bij te sturen wordt een beter resultaat bereikt (verhoging van de klanttevredenheid), Op deze manier is de kans op een goed eindresultaat veel groter. Zo kan bij projecten bijvoorbeeld gedacht worden aan deelopleveringen of faseringen met tussentijdse evaluaties met de klant waarbij de klant input kan leveren op basis waarvan bijgestuurd kan worden.

Learning loop

Leer van fouten. Door tijdsgebrek ligt het gevaar op de loer om niet van de fout te leren en als het waren door te rennen naar… de volgende fout of nog erger: dezelfde fout nogmaals te maken. Gebruik deze fouten (incidenten) om processen te verbeteren en meer fouten in het vervolg te voorkomen.

Ownership

Maak uw medewerkers onderdeel van de procesverbeteringen van uw organisatie. Wanneer een proceswijziging nodig is, om beter aan de wensen van de klant te kunnen voldoen, is het van belang dat iedereen die bij het proces betrokken is de reden van deze wijziging begrijpt.

BidPro helpt u niet alleen om in aanbestedingen de klantbehoefte te begrijpen en uw oplossing te verwoorden bij uw inschrijving, BidPro helpt uw business proces te optimaliseren met een betere sales performance als gevolg. 

Meer weten of een afspraak maken?

Call Now Button
error: Kopiëren van deze tekst is niet toegestaan.