Je hebt een ijzersterk aanbod. Een team dat staat. En toch… word je weer niet gekozen. Herkenbaar? Dan trap je misschien (onbewust) in één van deze tien veelvoorkomende valkuilen.
Bij BidPro helpen we dagelijks organisaties bij het schrijven van winnende inschrijvingen. En geloof ons: zelfs de meest ervaren partijen maken nog fouten die eenvoudig te voorkomen zijn. Soms is het een blinde vlek. Soms pure haast. Maar altijd kost het je punten – en dus de opdracht.
Wij zetten 10 veel gemaakte fouten voor je op een rij. Mét tips hoe je ze voorkomt.
1. Te laat beginnen
Haast is de vijand van kwaliteit. Wie te laat start, schrijft onder druk. En dan verlies je overzicht, nuance en scherpte. Begin liever een week te vroeg dan een dag te laat.
2. De vraag van de opdrachtgever niet goed lezen
Je kunt pas scoren als je snapt wat er gevraagd wordt. Klinkt logisch, maar toch gaan veel inschrijvers meteen schrijven, zonder de vraag écht te doorgronden. Neem de tijd voor analyse. Analyseer samen de vraag achter de vraag en herformuleer die in je eigen woorden vóór je begint met schrijven.
3. Een rommelige opmaak of structuur
Beoordelaars lezen tientallen documenten. Maak het ze makkelijk. Werk met duidelijke koppen, heldere alinea’s en een professionele lay-out. Je krijgt geen tweede kans voor een eerste indruk. Werk altijd met vaste formats en een logische indeling (bijv. per subcriterium), en gebruik tussenkoppen en opsommingen voor overzicht.
4. Geen onderscheidend verhaal
“Wij leveren kwaliteit, zijn flexibel en klantgericht.” Ja… wie niet? Wat maakt jullie écht anders? Wat krijgt de opdrachtgever bij jullie wat hij bij een ander niet krijgt? Benoem je unieke aanpak of resultaten uit de praktijk. Gebruik bewijs en voorbeelden, geen containerbegrippen.
5. De beoordelingscriteria negeren
De criteria zijn het spelbord. Wie ze niet serieus neemt, speelt het verkeerde spel. Richt je antwoordlijn hierop in. Je moet scoren waar de punten liggen. Zet de beoordelingscriteria letterlijk als leidraad boven elk antwoord en toets je tekst erop bij de eindcontrole.
6. Slechte interne communicatie
Wie schrijft wat? Wie checkt? En wat als iemand ziek is? Zonder goede afstemming loop je risico op tegenstrijdigheden, slordigheden en stress. Benoem één eindverantwoordelijke per inschrijving en werk met heldere taakverdeling én deadlines per onderdeel.
7. Slordige documenten
Typefouten, slordige zinnen, kromme taal. Dat komt niet professioneel over. Laat je inschrijving altijd nalezen door iemand met een frisse blik én een scherpe pen.
8. Geen eindcontrole op kwaliteit
Zie je inschrijving als een eindproduct. Voer de eindreview uit aan de hand van de gunningscriteria en laat iemand de inschrijving lezen alsof hij de beoordelaar is. Controleer het alsof je het morgen moet verdedigen in een pitch. Klopt alles? Is alles compleet? Staat het verhaal als een huis?
9. Onvolledige inschrijving
Eén ontbrekend document kan je diskwalificeren. Werk met een checklist en vink elke bijlage bewust af. Geen ruimte voor fouten hier. Werk met een verplichte checklijst (en dubbele controle) voor je uploadt.
10. De deadline missen
Het klinkt onvoorstelbaar, maar het gebeurt vaker dan je denkt. Een minuut te laat is gewoon te laat. Plan je deadline altijd een dag eerder in. Mik intern altijd op D-1 als deadline, en lever liever in bij daglicht dan vlak voor middernacht.
Laat je inschrijving geen loterij zijn
Inschrijven op een aanbesteding is geen invuloefening en geen lucky shot. Het is een strategisch spel dat vraagt om voorbereiding, scherpte en onderscheidend vermogen. Met de juiste aanpak kun je elke keer je kansen verhogen.
Wil jij zeker weten dat jouw inschrijving geen fouten bevat – en maximaal scoort op inhoud én vorm? Wij denken graag met je mee. Van slimme structuren tot slimme zinnen. Stuur ons een bericht. Dan zetten we samen de eerste stap richting winst.
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
Ken je dat gevoel? Je steekt bergen tijd en energie in een aanbesteding, je team werkt zich een slag in de rondte, maar de winst glipt steeds door je vingers. Deadlines die in je nek hijgen, complexe eisen die je hoofd doen tollen, en dan die genadeloze concurrentie... Aanbestedingen kunnen een ware beproeving zijn, voor jou en jouw team. Wat als er een manier was om die kansen wél te pakken?
Inschrijven op aanbestedingen is een kunst die begint bij een goede voorbereiding. Zonder een doordachte aanpak loop je het risico belangrijke kansen te missen of een middelmatige inschrijving in te dienen. Goede voorbereiding is het halve werk, cliché, maar waar. In deze blog staan we met jou stil bij de belangrijke stappen om jouw aanbestedingsstrategie te transformeren.
Waarom voorbereiding essentieel is
Een aanbestedingsproces gaat gepaard met strakke deadlines, complexe vraagstukken en specifieke eisen. Als je niet goed voorbereid bent, kan dit leiden tot last minute stress, fouten en gemiste kansen.
"Aanbestedingen zijn geen sprint, maar een marathon. En zonder de juiste voorbereiding loop je al snel leeg."
Een gedegen voorbereiding zorgt voor een gestroomlijnd proces en maakt het mogelijk om optimaal in te spelen op de wensen en verwachtingen van de opdrachtgever. Het geeft je de tijd om onderscheidend vermogen te creëren en strategische keuzes te maken. Het klinkt misschien allemaal als een open deur, maar toch gaat het bij veel bedrijven op deze punten nog vaak mis.
Hoe bereid je je goed voor?
Wil je succesvoller worden in aanbesteding en de voorbereiding op de inschrijving op aanbestedingen verbeteren? Wij helpen jou graag. Neem contact met ons op we gaan jouw inschrijvingen versterken!
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
Waarom een extern bidteam jouw slagingskans vergroot
Een veelgestelde vraag is: "Hoe kan een extern bidteam, zonder specifieke kennis mijn dienstverlening of jarenlange ervaring in mijn branche, succesvol tenders winnen?" Het antwoord ligt in de samenwerking tussen (1) uw vakinhoudelijke kennis en ervaring en (2) de proceskennis van een ervaren tenderbureau.
Succesvol inschrijven op een aanbesteding/tender draait namelijk niet alleen om het aanbieden van een onderscheidende dienstverlening, maar ook om de manier waarop u dit presenteert; het op papier krijgen van uw verkoopverhaal.
De kracht van procesexpertise
Een goed tenderbureau kent precies alle procedures, regeltjes, systemen, structuren en de dynamiek van tenders (aanbestedingen). Van het interpreteren van de vraagstelling tot aan de manier waarop uw onderscheidend vermogen op papier presenteert wordt. Ze beheersen het schrijven van overtuigende teksten, het opstellen van duidelijke plannen van aanpak en het structureren van complexe documenten.
“We vergelijken het wel eens met een schoonmaker of een bouwvakker. Vraag hen waaruit blijkt dat zij zo goed in hun werk zijn en ze kunnen u een zeer schone, nette kantine laten zien of een fantastisch huis dat die gebouwd heeft. Maar vraag om in 10 pagina’s op te schrijven hoe dit tot stand gekomen is, dan is dat toch even een ander verhaal. Daar komt de aanvullend expertise van een extern tenderbureau om de hoek kijken.”
Bert Hordijk – Tenderspecialist bij BidPro
Onderscheidende aspecten zijn voor de rotten in het vak misschien door de jaren heen wel zo gewoon geworden, dat ze die punten niet zo even oplepelen als daarom gevraagd wordt.
Een tenderbureau is gespecialiseerd in het bevragen van uw expertise en het vertalen hiervan naar een onderscheidende aanbieding op papier. Het bureau vult uw kennis van producten en diensten aan, terwijl u zich richt op het delen van inhoudelijke informatie. Het tenderbureau zorgt ervoor dat deze informatie strategisch wordt gepositioneerd in de inschrijving.
Voordelen van samenwerken met een tenderbureau
Het inzetten van een tenderbureau kent nog veel meer voordelen:
Hoe werkt het in de praktijk?
BidPro ondersteunt organisaties als gespecialiseerd tenderbureau bij het winnen van aanbestedingen. Wij beginnen met een uitgebreide kennismakingsfase waarin wij uw organisatie, producten en diensten grondig analyseren. Vervolgens passen wij onze methodiek toe om uw unieke waardepropositie effectief te vertalen naar een overtuigende inschrijving. Dit proces betrekken wij nauwgezet samen met uw team, zodat zowel de inhoud als het proces naadloos op elkaar aansluiten. Het resultaat is een tender die niet alleen voldoet aan alle vereisten, maar tevens indruk maakt op de opdrachtgever.
Conclusie: uw inhoud, onze expertise
Een tender winnen draait niet alleen om wat u aanbiedt, maar om hoe u het aanbiedt. Met een tenderbureau aan uw zijde kunt u zich volledig richten op uw eigen expertise, terwijl de inschrijving professioneel en overtuigend wordt verzorgd.
Wilt u weten hoe BidPro uw organisatie kan ondersteunen? Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen maken we uw volgende aanbesteding tot een succes!
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
AI-oplossingen voor aanbestedingsteksten: Te mooi om waar te zijn?
Artificial Intelligence (AI) is overal. Zelfs in onze branche, de wereld van de aanbestedingen. Het gebruik van een Large Languagemodel, zoals ChatGPT, komt steeds vaker voor. We zien een enorme opkomst van partijen die slimme tools inzetten om daarmee beloftes te kunnen doen die klinken als muziek in de oren: “Bespaar tijd! Verlaag je kosten! Win aanbestedingen met één druk op de knop!”
De gedachte dat AI je het werk uit handen neemt en dat je moeiteloos een perfecte aanbestedingstekst kunt maken, is verleidelijk. Maar aanbestedingen zijn geen standaardformulieren waar je alleen wat vakjes invult. Het zijn complexe processen waarbij maatwerk en strategisch denken een hoofdrol spelen. En precies dat is waar AI vaak tekortschiet en inhoudelijk deskundigen gewoon nog steeds nodig blijven.
AI kan veel, maar ook (nog) heel veel niet
Natuurlijk, AI heeft voordelen. Het kan je helpen sneller te werken door bijvoorbeeld sjablonen aan te bieden of te zorgen voor structuur in je tekst. Met handige prompts (opdrachten aan bijvoorbeeld ChatGPT) kun je tijd winnen in de totstandkoming van teksten. Maar wat AI niet kan, is inspelen op de unieke nuances van elke aanbesteding. Elke opdrachtgever heeft andere wensen, verwachtingen en behoeften. AI ziet misschien patronen[1], maar het begrijpt geen context, emoties of subtiele wensen die vaak tussen de regels door te lezen zijn.
Aanbestedingsteksten moeten overtuigen, het verhaal van jouw organisatie vertellen, laten zien waarom jouw organisatie anders is dan de rest. Dat vraagt om creativiteit en strategie. AI kan wel structuur brengen, maar het verschil maken? Dat blijft toch echt mensenwerk.
Standaardisatie is je vijand
Als er één ding is wat je niet wil bij aanbestedingen, dan is het een standaardverhaal (doordrenkt van de standaard AI-jeukwoorden en met een lage informatiedichtheid). Je wilt opvallen en indruk maken. Maar AI werkt vaak op basis van standaardoplossingen en zal je een tekst geven die misschien technisch klopt, maar verder niets bijzonders biedt. Een gemiddelde tekst is niet genoeg om een aanbesteding te winnen. Beoordelaars zullen niet echt gecharmeerd zijn van het moeten vergelijken van AI-inschrijvingen.
Het winnen van een aanbesteding draait juist om de details in de teksten. Los van de bekendheid met de opdrachtgever, een mogelijk reeds bestaande relatie, uw naam in de markt en andere (onbewust toch) meespelende subjectieve factoren. Als het gaat om de teksten, dan is het die extra moeite, dat stukje maatwerk, die unieke draai aan je aanbod die het verschil maakt. En dat kan AI niet voor je doen, hoeveel input je AI ook denkt te kunnen geven.
Tijd winnen, maar wat lever je in?
Tijd besparen klinkt fantastisch, maar snelheid gaat nou niet altijd hand in hand met kwaliteit. Ja, AI kan je helpen om sneller een tekst op te stellen, maar als de inhoud niet goed genoeg is om te overtuigen, dan heb je uiteindelijk weinig gewonnen. Aanbestedingen winnen gaat niet om het snelste antwoord geven, maar om het beste antwoord geven.
Maar, een beetje hulp kan geen kwaad
Laten we eerlijk zijn: AI heeft zeker zijn voordelen. Het kan je helpen bij bepaalde onderdelen van het proces, zoals het maken van een eerste opzet of het controleren van je tekst. Maar het echte werk – het maken van een onderscheidende, winnende tekst – dat blijft mensenwerk. Een goed aanbod draait om meer dan alleen woorden; het draait om het begrijpen van je klant en het vertalen van hun wensen naar een overtuigend verhaal.
Dus, lijkt een verkooppraatje over een AI-oplossing te mooi om waar te zijn? Waarschijnlijk is dat ook zo. Gebruik het als een hulpmiddel, maar verlies nooit uit het oog dat de echte kracht van een goede aanbestedingstekst ligt in de menselijke touch. Dat is, tot op de dag van vandaag, nog steeds onvervangbaar.
Uiteraard volgen we de ontwikkelingen op het gebied van AI op de voet. We zijn erg benieuwd naar de toekomstige ontwikkelingen en … wie weet kan AI wel ingezet worden om onderscheidende winnende teksten te schrijven. Tot die tijd gebruiken we het als hulpmiddel en zetten we onze menselijke kracht broodnodig.
Zijn dit toekomstdromen? Nou, dat denk ik niet. Het lijkt eerder de praktijk van morgen. Eén ding is zeker: de rol van AI in aanbestedingen zal alleen maar groter worden. Dit brengt mooie kansen met zich mee, maar ook risico’s.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Vergroot jouw winkans met een goede voorbereiding
Bij aanbestedingen draait alles om details, nauwkeurigheid en begrip van wat jouw potentiële opdrachtgever nodig heeft (ook wel: de vraag achter de vraag). Je kunt het ook wel een uitdagend speelveld noemen, waar een kleine misstap er al voor kan zorgen dat je niet meer in aanmerking komt voor het winnen van de opdracht.
Wij zeggen dan ook “Goede voorbereiding is het halve werk, ken je documenten, ken je concurrenten". Het is meer dan zomaar een tegeltjeswijsheid; het is de kern van elk succesverhaal in de aanbestedingswereld.
“Ken je documenten”
De aanbestedingsdocumenten zijn je bijbel; ze bevatten alle regels, vereisten, en verwachtingen van jouw potentiële opdrachtgever, de aanbestedende dienst. Een goede analyse en begrip van deze documenten is van groot belang. Weet waaraan je begint. Elk woord moet gewogen worden, elke eis moet begrepen en beantwoord worden. Het overslaan of verkeerd interpreteren van informatie kan leiden tot uitsluiting of een niet-competitief voorstel. Daarom is het belangrijk om een systematische aanpak te hanteren bij het analyseren en begrijpen van deze documenten, vergelijkbaar met het zorgvuldig uitpluizen van een complexe wettekst.
“Ken je concurrenten”
Kennis van je concurrenten geeft je inzicht in het speelveld. Door te begrijpen wie je tegenstanders zijn, wat hun sterke en zwakke punten zijn, en hoe zij mogelijkerwijs hun voorstel zullen indienen, kun je jouw inschrijfstrategie beter afstemmen. Dit betekent niet dat je je moet laten leiden door wat anderen doen, maar wel dat je bewust moet zijn van de markt en hoe jouw aanbod zich verhoudt tot dat van de concurrentie. Analyse van eerdere aanbestedingen waar zij aan hebben deelgenomen, analyse van (online) publicaties en andere beschikbare data kan waardevolle inzichten bieden in hun aanpak en mogelijke innovaties of verbeteringen die je in je eigen voorstel kunt implementeren.
Het belang van een multidisciplinair team
Geen enkele persoon kan alle aspecten van een aanbestedingsvoorstel alleen afhandelen. Het betrekken van experts uit verschillende vakgebieden zorgt er niet alleen voor dat de aanbestedingsdocumenten vanuit verschillende perspectieven bekeken wordt, maar zal ook jouw aanbod versterken. Dit team moet niet alleen de technische eisen begrijpen, maar ook de juridische implicaties, financiële overwegingen, en de kunst van het overtuigend schrijven. Samenwerking binnen dit team, met duidelijke communicatie en gedeelde verantwoordelijkheden, is het fundament voor een winnend voorstel.
Flexibiliteit en creativiteit
Terwijl je je goed voorbereidt, moet je ook flexibel en creatief blijven. Aanbestedingen zijn niet altijd zwart-wit; er is ruimte voor interpretatie en innovatie. Het vermogen om buiten de gebaande paden te denken en een voorstel te schrijven dat niet alleen voldoet aan de eisen, maar deze overtreft, kan het verschil maken tussen winnen en verliezen.
Voorbereiding is alles
In de kern draait succesvolle deelname aan aanbestedingen om een gedegen voorbereiding. Het gaat erom je huiswerk te doen, je concurrenten te kennen, en een voorstel te leveren dat laat zien dat je niet alleen de vraag begrijpt maar ook de beste oplossing biedt. Dit vereist tijd, inzet, en een diep begrip van het proces. Zoals het gezegde luidt: "Goede voorbereiding is het halve werk." In de context van aanbestedingen is het misschien wel meer dan dat: het is de sleutel voor succes.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Bij het noemen van aanbestedingen denken velen direct aan complexe documenten, juridische taal en strenge procedures. Toch is het veel meer dan dat. Aanbestedingen zijn een strategisch spel, vergelijkbaar met een schaakspel. Het vereist niet alleen kennis en kunde, maar ook het vermogen om vooruit te denken, flexibel te zijn en, wanneer nodig, offers te brengen. Laten we deze vergelijking verder uitwerken en ontdekken hoe de kunst van aanbestedingen parallel loopt met het eeuwenoude spel van koningen.
In het schaken begint elke speler met een opening. Deze fase legt de basis voor het verdere spelverloop. Zo is het ook met aanbestedingen. Een gedegen voorbereiding, waarbij elke mogelijkheid wordt onderzocht en elke strategie wordt overwogen, is cruciaal. Het begrijpen van de aanbestedingsdocumenten, het kennen van je concurrenten en het grondig analyseren van de vereisten zijn stappen die je niet kunt overslaan. Net als bij schaken, waar elke zet je dichter bij winst of verlies kan brengen, bepaalt je voorbereiding in grote mate je succes bij aanbestedingen.
Na de opening volgt het middenspel, waar de meeste actie plaatsvindt. Dit is het moment waarop de strategieën echt tot uiting komen. In aanbestedingen betekent dit het slim inzetten van je middelen, het aanpassen van je aanpak aan de feedback en vereisten, en het nauwkeurig afstemmen van je voorstel op de wensen van de aanbesteder. Wie slim schrijft wint. Net als in het schaken, waar je soms een pion moet opofferen om een betere positie op het bord te verkrijgen, moet je in staat zijn om flexibel te zijn en eventueel van je oorspronkelijke plan af te wijken om de eindoverwinning te behalen.
In de laatste fase van het schaakspel, het eindspel, komt het aan op precisie. Elke zet moet zorgvuldig worden overwogen. Zo is het ook met aanbestedingen. Wanneer je je voorstel indient, moeten alle details kloppen. De precisie van je calculaties voor een scherpe prijsstelling, teksten die SMART zijn en duidelijk de meerwaarde van jouw organisatie en jouw aanbieding aantonen. Deze aspecten maken het verschil tussen winnen en verliezen. Dit vereist niet alleen technische kennis, maar ook een zekere finesse in hoe je jouw boodschap overbrengt.
Aanbestedingen winnen is niet eenvoudig. Het vereist geduld, strategisch denken en de bereidheid om te leren van elke zet. Net als bij schaken, is elke aanbesteding een kans om je vaardigheden te testen, je strategieën aan te scherpen en uiteindelijk als winnaar uit de bus te komen. Onthoud dat, net zoals elke schaakpartij uniek is, elke aanbesteding zijn eigen uitdagingen en kansen biedt. Door te spelen met de precisie van een schaakmeester, vergroot je je kansen op succes. Sta dus klaar om te schaken met woorden, en wordt de volgende winnaar in het strategische spel van aanbestedingen.
Meer weten over hoe BidPro u kan helpen grootmeester te worden? Neem contact met ons op.
Kansen en veelvoorkomende valkuilen bij het gebruik van AI in aanbestedingen
Waar IT vroeger nog wel eens een wat nerdy imago kon hebben, is tegenwoordig iedereen misschien wel bewust of onbewust een programmeur geworden. We schrijven dan misschien geen code, maar wel de prompts om tot de gewenste uitkomsten van AI te komen.
In de vorige blog deelde ik mijn interesse voor innovatie en business- en procesoptimalisatie. In deze blog neem ik je mee in de kansen die de inzet van AI in aanbestedingen met zich mee brengt. Ook benoem ik een aantal valkuilen waar veel bedrijven nog mee te maken hebben wanneer zij AI inzetten, of hiermee willen beginnen.
Kansen met AI in aanbestedingen
De toepassing van AI bij het opstellen van jouw aanbiedingsteksten biedt veel voordelen. Met de ontwikkeling van AI komen er ook steeds meer voordelen bij. We noemen er een aantal:
En zo kan ik nog wel even doorgaan. Een verhoging van de kwaliteit van jouw aanbieding … zou je zeggen.
Valkuilen van het gebruik van AI
De slimme toepassing van AI vraagt wel om enige kennis. Immers, nog steeds gaat de regel ‘een betere vraag resulteert in een beter’ antwoord op.
De combinatie van menselijke expertise en AI kan jouw aanbieding zeer sterk maken. Blind vertrouwen op AI, hoe indrukwekkend het ook gepresenteerd wordt, is gedoemd te mislukken. AI kan een waardevol hulpmiddel zijn, mits het wordt ingezet als onderdeel van een groter geheel aan inspanningen om de opdracht binnen te halen.
In de volgende blog neem ik je mee in de manier waarop je AI succesvol kunt toepassen in aanbestedingen.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Als zoon van een softwareontwikkelaar kreeg ik de interesse voor IT en innovaties al vroeg mee. Hoe zet je automatisering in om je werk makkelijker te maken? In mijn loopbaan groeide mijn interesse voor 'continue verbetering', wat leidde tot een opleiding tot proces- en kwaliteitsmanager. Hoe kun je organisaties continu verbeteren?
Mijn HRM-opleiding (toen nog Personeel & Arbeid) aan de Christelijke Hogeschool Ede (CHE) hielp mij verbeteringen te vinden op het snijvlak van 'mens' en 'organisatie'. Hoe zet je mensen optimaal in om het bedrijf te optimaliseren, met de mens als kapitaal van de organisatie? Hoe richt je je organisatie in op wat klanten nodig hebben?
Ik hoor het je al denken, maar wat heeft dit nu met aanbestedingen te maken, dat is toch wat je nu doet? … Dat klopt! Vandaag de dag begeleid ik vanuit BidPro BV bedrijven bij inschrijvingen op aanbestedingen. Hoe sluit je zo goed mogelijk aan bij de wensen van de klant? Hoe zet je een onderscheidend verkoopverhaal zo op papier dat je ondernemers helpt overheidsopdrachten te winnen? Ofwel, hoe beantwoord je de vraag achter de vraag?
Vanuit mijn interesse voor IT en innovaties in organisaties volg ik de opkomst van AI op de voet. Hoe zet je Large Language Models (LLM’s) in om je werk makkelijker te maken? Ofwel, hoe gebruik ik vandaag de dag LLM’s in aanbestedingstrajecten? Je vraagt je misschien af wat LLM’s zijn. Daarmee bedoel ik generatieve AI, beter bekend als ChatGPT, Gemini of Copilot. Deze AI begrijpt en genereert tekst.
In deze blogtrilogie neem ik je mee in (1) de opkomst van AI in aanbestedingen, (2) de veelvoorkomende valkuilen en (3) hoe je AI als inschrijver op een aanbesteding inzet om je succeskans te vergroten.
De opkomst van AI in aanbestedingen
In de afgelopen decennia heeft kunstmatige intelligentie (AI) een enorme impact gehad op tal van industrieën, en de wereld van aanbestedingen vormt hierop geen uitzondering. In de vroege jaren 2000 begon AI zijn intrede te doen in de bedrijfswereld, voornamelijk door data-analyse en machine learning. In aanbestedingen zagen we toen nog nauwelijks AI-gebruik.
Versnelling van innovatie in de laatste jaren
De afgelopen 5 tot 10 jaar markeerden een periode van innovatie, met een duidelijke versnelling in de laatste jaren. AI-technologieën worden steeds verfijnder en toegankelijker. Waar bedrijven vijf jaar geleden begonnen te experimenteren met AI, maakt tegenwoordig bijna elke organisatie gebruik van AI-toepassingen. We zien een duidelijke opkomst van contentcreatie: het schrijven van teksten met gebruik van LLM's. Denk aan posts, blogs, marketing e-mails en nieuwsbrieven.
AI in aanbestedingen
Nu AI-technologieën steeds geavanceerder worden, zien we meer organisaties die AI in aanbestedingen toepassen. AI verbetert aanbiedingsteksten en reduceert de tijd die nodig is om onderscheidende teksten te schrijven. AI kan snel informatie uit grote bestanden halen. Niet meer zoeken met control F, maar handige opdrachten aan ChatGPT geven om te vragen wat er in het document staat over een bepaald onderwerp. Of een samenvatting laten maken met de belangrijkste aspecten van een aanbesteding om een 'bid/no bid'-besluit te vergemakkelijken. Dit bespaart veel tijd bij grote aanbestedingsdocumenten.
Mainstream gebruik van AI
AI wordt steeds meer mainstream. Schrijf je een tekst, dan gebruik je zonder schroom ChatGPT om jouw teksten te optimaliseren. De technologie is immers voor iedereen toegankelijk. Niet alleen grote bedrijven, maar ook kleine en middelgrote bedrijven profiteren van AI-gedreven oplossingen.
Concurrentie en creativiteit
Het winnen van een aanbesteding lijkt hierdoor makkelijker geworden, maar vergis je niet. Jouw concurrenten maken ook gebruik van deze technologieën. Je moet dus creatief blijven om onderscheidend te zijn in jouw aanbieding en dienstverlening.
Toekomst van aanbestedingen met AI
Waar gaat dat heen met deze wereld van aanbestedingen? We staan nu aan de vooravond van een nieuwe AI-revolutie in aanbestedingen. De toekomstige mogelijkheden lijken eindeloos, met veelbelovende ontwikkelingen zoals:
Zijn dit toekomstdromen?
Zijn dit toekomstdromen? Nou, dat denk ik niet. Het lijkt eerder de praktijk van morgen. Eén ding is zeker: de rol van AI in aanbestedingen zal alleen maar groter worden. Dit brengt mooie kansen met zich mee, maar ook risico’s.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Wat je kunt verwachten in de volgende blogs
In de volgende 2 blogs van deze trilogie duiken we dieper in de veelvoorkomende valkuilen bij het gebruik van AI in aanbestedingen en hoe je AI als inschrijver kunt inzetten om je succeskans te vergroten. Blijf ons volgen voor meer inzichten en praktische tips!
In 2014 is de aanbestedingswetgeving aangepast om de kansen voor MKB-bedrijven te vergroten. Toch blijft de vraag wat MKB-bedrijven zelf kunnen doen om hun kans op gunning te verhogen en te winnen van de 'grote jongens'.
Winnen van een aanbesteding is het doel wanneer u zich inschrijft. Waar in het verleden aanbestedingen voornamelijk werden gegund op basis van de laagste prijs, ligt de focus tegenwoordig steeds meer op de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Kwaliteit wordt verkozen boven prijs.
De aanpassing van de aanbestedingswetgeving in 2014 biedt MKB-bedrijven meer kansen om aanbestedingen gegund te krijgen. Belangrijke wijzigingen zijn onder andere:
Dit lijkt misschien moeilijk, vooral als u nog niet bekend bent bij de aanbestedende dienst. Door marktconsultaties in de gaten te houden, kunt u echter op de hoogte blijven van hun plannen. Dit biedt de mogelijkheid om kennis en ervaring te delen en om obstakels die u bij de inschrijving kunt tegenkomen, vooraf te bespreken.
In een vroeg stadium vragen stellen (bijvoorbeeld tijdens de vragenronde voor de nota van inlichtingen) helpt u een beter beeld te krijgen van de vraag achter de vraag van de aanbestedende partij. Dit kan uw voordeel zijn bij het schrijven van de inschrijvingsstukken.
Wanneer u een opdracht niet gegund krijgt, ontvangt u een gemotiveerde uitleg waarom dit het geval is. Gebruik deze feedback om uw volgende inschrijving te verbeteren. Onthoud dat persoonlijke feedbackmomenten vaak zeer waardevol kunnen zijn.
BidPro adviseert en ondersteunt organisaties bij het inschrijven op aanbestedingen. Met onze expertise helpen we u uw kansen te vergroten en succesvol te zijn in het winnen van aanbestedingen.
Optimaliseer uw kansen bij aanbestedingen met deze tips en ondersteuning van BidPro. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie!
Als u zich inschrijft op een aanbesteding, dan doet u dat om te winnen. En hoewel alleen al het meedoen aan een aanbesteding heel leerzaam is, gaat u niet voor een tweede plek of lager. U wilt het werkpakket gegund krijgen, punt. Eerder schreef ik een artikel met tips om uw gunfactor (als MKB-bedrijf) te verhogen. In deze blog ga ik in op wat u nog meer kunt doen om te winnen en geef ik u zes tips.
Er valt veel winst te behalen. Wat kunt u het beste doen?
Tip 1: Ken uw (potentiële) klanten
Aanbestedende diensten publiceren aanbestedingskalenders op hun website en publiceren openbare aanbestedingen op aanbestedingsplatformen. De meeste informatie krijgt u echter door uw (potentiële) klant te kennen. Wanneer u regelmatig in gesprek bent met uw (potentiële) klanten, weet u wat er bij hen speelt. Zo kunt u tijdig op de hoogte zijn van een mogelijke aanbesteding. Tot het moment dat de aanbestedingsprocedure is gestart, kunt u met de klant de inhoud van de opdracht bespreken. Hoe tevreden is uw klant over de huidige dienstverlener/dienstverlening? Wat zijn de verbeterpunten? Deze informatie kan de kans dat u de aanbesteding wint enorm vergroten. (zie onze eerdere blog)
Tip 2: Zorg voor bekendheid bij inkopers
In het geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding, zal de aanbestedende dienst meerdere partijen uitnodigen tot deelname aan een aanbestedingsprocedure. Bekendheid draagt bij aan de kans om uitgenodigd te worden. Zorg dus dat u op die lijst komt. Hoe? Netwerken, netwerken, netwerken. Als u niet uitgenodigd bent voor een meervoudig onderhandse aanbesteding kunt u verzoeken om mee te mogen doen (de aanbestedende dienst is hiertoe overigens niet verplicht).
Tip 3: Ken uw concurrentie
Door uw concurrentie te kennen weet u waarin u anders bent. En het zijn juist deze verschillen die de doorslag geven bij aanbestedingen. Wat maakt u uniek in de markt? Wat is het onderscheidende vermogen van uw organisatie? Op welke manier speelt u beter in op de behoeften dan dat uw concurrenten dat doen? Beantwoord deze vragen niet alleen voor uzelf, maar ook voor uw concurrenten. Dan weet u precies op welke punten u het sterkste staat. Deze informatie kunt u zeer goed gebruiken in uw aanbieding.
Tip 4: Bouw bewijsmateriaal op
Na tip drie is het zaak om uw USP’s (Unique Selling Points) te kunnen onderbouwen met sterk bewijsmateriaal (wapenfeiten). Het mooie hierbij is dat als je echt doet wat je beweert, dit bewijsmateriaal voor het oprapen ligt. Er wordt bij bijna elke aanbesteding om referenties gevraagd, die u uiteraard netjes aanlevert. Heeft u er wel eens aan gedacht dat deze referenten uw USP’s kunnen onderbouwen. Gebruik (als dit niet uitdrukkelijk wordt verboden) eens quotes van referenten in je teksten die uw verhaal bevestigen en versterken. Daarnaast zijn harde cijfers erg overtuigend. Dus duik eens lekker in de cijfers en u kunt vast met overtuigende data komen. Bewijs scoort altijd.
Tip 5: Tendermonitoring en -signalering
Er worden maandelijks honderden werkpakketten uitgevraagd volgens de aanbestedingsprocedure. Deze werkpakketten worden gepubliceerd op platformen zoals TenderNed of worden uitgevraagd in een DAS. Als u niet door de klant zelf op de aanbesteding wordt geattendeerd (zie tip 1), kunt u ervoor kiezen om zelf regelmatig op de platformen te kijken. Het monitoren van aanbestedingen is tijdrovend. BidPro kan deze monitoring voor u uitvoeren in de vorm van ‘Tendersignalering’. Op deze manier voorkomt u dat u een aanbesteding mist.
Tip 6: To Bid or not to Bid?
Wanneer u een aanbesteding heeft gevonden die lijkt te passen bij uw dienstverlening, is het nog niet altijd wenselijk om u in te schrijven. Om een werkpakket gegund te krijgen dient u vaak enkele documenten te kunnen overleggen. Ook kan gevraagd worden om een referentie waaruit blijkt dat u eerder een soortgelijke opdracht uitgevoerd heeft. Bekijk ook of u kunt voldoen aan de basiseisen, het programma van eisen en eisen m.b.t. certificeringen. Wanneer u hieraan niet kunt voldoen, is het raadzaam om uw tijd te sparen en niet in te schrijven.
Maar oordeel niet te snel! Scan het bestek en stel vragen. In de praktijk blijkt dat de uitvraag niet altijd even duidelijk is omschreven of zelf onjuistheden bevat. Het is belangrijk om hierover vragen te stellen tijdens de daarvoor bedoelde vragenrondes. Dit kan leiden tot een aanpassing in de uitvraag of een verandering in de eis. Veranderingen die van invloed kunnen zijn op uw Bid or No Bid besluit.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Wilt u meer weten over tendersignalering via BidPro of kunnen wij u ondersteunen bij het winnen van aanbestedingen? Neem contact met ons op.
