We komen vaak organisaties tegen die eigenlijk pas wakker worden zodra er een aanbesteding online staat. Dat snappen we wel, want zo werkt het toch? Je wacht tot er iets op TenderNed verschijnt en dan spring je erin.
Wij bij BidPro geloven namelijk in een heel andere aanpak. Een die je meer rust geeft, beter focus brengt én je kansen op succes flink vergroot. Dat noemen we proactief tendermanagement.
Simpel gezegd: je gaat niet zitten wachten tot het startschot klinkt. In plaats daarvan ben je al bezig voordat een aanbesteding überhaupt verschijnt. Je houdt de markt in de gaten, zoekt het gesprek met opdrachtgevers, scherpt je positionering aan en zorgt dat alles klaar is wanneer het écht belangrijk wordt.
Het is een beetje zoals trainen voor een marathon. Wie pas op de dag zelf begint met rennen… nou ja, je weet wel hoe dat eindigt.
Bij bedrijven die dit echt goed voor elkaar hebben, zien we steeds dezelfde patronen terugkomen:
Het voordeel gaat verder dan alleen praktische zaken. Het maakt je werk ook veel prettiger. Je houdt controle, werkt veel gestructureerder en kunt oprecht maatwerk bieden aan opdrachtgevers. En dat zie je gewoon terug in hoe je beoordeeld wordt.
Daarnaast word je als organisatie veel steviger. Je weet precies wie je bent, waar je voor staat en wat je unieke waarde is. En nog belangrijker: je weet hoe je dat op het juiste moment laat zien.
Elke dag begeleiden we bij BidPro organisaties die meer grip willen op hun aanbestedingen. Soms denken we samen na over strategie, soms helpen we structuur te brengen in het hele proces. En natuurlijk schrijven we mee aan inschrijvingen die daadwerkelijk winnen.
De ene keer nemen we het complete traject over, andere keren coachen we gewoon op de achtergrond. Hangt er helemaal vanaf wat bij jou past.
Dus vraag jezelf eens af: werkt jouw organisatie nog steeds reactief, of ben je klaar voor die volgende stap?
Wil je ontdekken hoe jouw organisatie proactiever kan omgaan met tenders? Of gewoon eens brainstormen over hoe je de aanpak kunt verbeteren?
Stuur ons gerust een bericht of neem een kijkje op www.bidpro.nl. We denken graag met je mee.
Aanbesteden is topsport. Wie wil winnen, heeft meer nodig dan alleen een nette offerte of een inhoudelijk antwoord op gunningscriteria. Het gaat om regie, scherpte, strategie én het vermogen om de vraag achter de vraag te doorgronden. Precies daar komt de bidmanager in beeld.
Bij BidPro zien we elke aanbesteding als een unieke kans om je te onderscheiden. Niet door harder te werken, maar door slimmer te werken. Door strategisch te kiezen, doordacht te coördineren en overtuigend te schrijven. Maar wat doet een bidmanager nu eigenlijk precies? En waarom is samenwerken met een externe bidmanager (van BidPro) zo’n slimme zet?
De bidmanager is de spil in het aanbestedingsproces. Geen invulhulp of papieren tijger, maar een strategisch meedenker en praktisch aanjager. Van de eerste ‘go’ tot aan de verzending van de definitieve inschrijving zorgen wij voor overzicht, structuur en kwaliteit. We bewaken de rode draad, houden het tempo erin en zorgen ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.
Dat begint met het stellen van de juiste vragen. Waarom willen we deze opdracht eigenlijk? Wat maakt ons echt onderscheidend? Hoe gaan we waarde toevoegen voor deze specifieke opdrachtgever? Vanuit die antwoorden bepalen we de koers: welke boodschap gaan we brengen, hoe vertalen we dat naar de beoordelingscriteria en wie levert welke input?
Daarna begint het echte werk: het schrijven, redigeren, afstemmen, aanscherpen en borgen. Zodat er een plan ligt dat niet alleen klopt, maar ook raakt. Dat voldoet aan álle eisen, maar toch opvalt. Waarin je voelt: dit team snapt wat er gevraagd wordt en levert meer dan dat.
Veel organisaties twijfelen: moeten we iemand intern opleiden, of toch kiezen voor externe ondersteuning? Onze ervaring is dat een externe bidmanager juist in complexe of kritieke tenders het verschil maakt.
Waarom? Omdat je iemand van buiten haalt die kritisch durft te zijn. Die met frisse blik kijkt naar je propositie, je proces en je teksten. Die niet vastzit in interne routines, maar prikkelende vragen stelt en ideeën aandraagt die je zelf misschien over het hoofd zag. Omdat wij dagelijks met aanbestedingen werken, nemen we bovendien waardevolle inzichten en marktkennis mee. We weten wat scoort in jouw branche én daarbuiten.
Bovendien zijn we flexibel inzetbaar. Je schakelt ons in wanneer het nodig is; bij piekmomenten, strategische tenders of wanneer je eigen team overbelast en/of onderbezet is. Geen lange inwerktijd, geen vaste loonkosten, maar wél snel resultaat.
Niet alleen bij grote, complexe aanbestedingen. Ook wanneer je inschrijvingen wil verbeteren, slagingskansen wil verhogen of simpelweg structuur mist in het proces. Want hoe goed je aanbod ook is, als dat niet goed wordt overgebracht in je plan van aanpak, dan wint de concurrent.
Of je nu vaker net naast de gunning grijpt of juist voor het eerst inschrijft: met de juiste ondersteuning kun je snel stappen maken. En dat is precies waar wij bij BidPro voor staan.
De beste inschrijvingen zijn geen toevallige vondsten, ze zijn het resultaat van een goed georganiseerd proces, gedragen keuzes en scherpe inhoud. De bidmanagers van BidPro brengen rust, regie en resultaat. We helpen je keuzes maken, sterker formuleren en beter scoren.
Benieuwd wat dat in jouw situatie oplevert? Neem contact op of stuur ons een bericht. We denken graag met je mee.
Een aanbesteding winnen vraagt meer dan alleen een goed verhaal. Het vereist strategisch inzicht, inhoudelijke expertise, een scherpe pen en het vermogen om onder druk topprestaties te leveren. De vraag die veel organisaties zichzelf stellen: richten we hiervoor een intern tenderteam in, of schakelen we externe ondersteuning in?
Beide opties hebben hun waarde, maar de beste keuze hangt af van jouw ambities, capaciteit en de fase waarin jouw organisatie zich bevindt. In deze blog vergelijken we de verschillende benaderingen, bespreken we hun sterke en zwakke punten én laten we zien hoe je met een slimme combinatie het beste van twee werelden kunt benutten.
Het interne tenderteam: kennis van binnenuit, geborgd in de organisatie
Een intern tenderteam bestaat uit collega’s die exclusief of deels verantwoordelijk zijn voor het schrijven en coördineren van aanbestedingen. Ze kennen de organisatie van binnenuit en weten hoe processen lopen, wie de inhoudelijke experts zijn en waar de kennis zich bevindt.
Sterke punten van een intern team:
Aandachtspunten en risico’s:
Externe tenderondersteuning: specialistische kennis en frisse energie
Externe tenderexperts brengen ervaring mee uit uiteenlopende branches, opdrachtgevers en inschrijvingsstrategieën. Zij weten precies hoe beoordelaars denken en hoe je een onderscheidend verhaal neerzet dat niet alleen klopt, maar ook overtuigt.
Sterke punten van externe ondersteuning:
Aandachtspunten en risico’s:
De hybride aanpak: het beste van beide werelden
In de praktijk kiezen steeds meer organisaties voor een hybride model: een kernteam dat intern verantwoordelijk is voor de regie, gecombineerd met externe specialisten die worden ingezet op specifieke momenten.
Deze aanpak maakt het mogelijk om de kracht van interne kennis te combineren met de frisse blik, snelheid en specialistische ervaring van externe ondersteuning. Denk aan het inzetten van externe schrijvers bij complexe aanbestedingen, het laten uitvoeren van een review op conceptteksten, of het inwinnen van strategisch advies.
Een hybride model is bovendien schaalbaar. Je groeit mee met de omvang en complexiteit van aanbestedingen, zonder vast te zitten aan hoge structurele kosten.
Wat past bij jouw organisatie?
De juiste aanpak hangt af van een aantal vragen:
Bij BidPro ondersteunen we organisaties in elke fase van hun aanbestedingsproces. Soms als tijdelijke versterking, soms als meeschrijvend adviseur, en steeds vaker als strategische partner voor de lange termijn. We brengen structuur, rust en overtuigingskracht in jouw inschrijvingen, zonder de ‘eigenheid’ van jouw organisatie te verliezen.
Klaar om jouw aanbestedingskracht te vergroten?
Wil je ontdekken hoe wij jouw tenderteam kunnen versterken, jouw kansen kunnen vergroten en jouw verhaal echt kunnen laten landen bij de beoordelaars?
Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.
📞 Bel ons direct of stuur een mail naar info@bidpro.nl
📅 Of plan een afspraak via www.bidpro.nl/contact
Samen winnen we meer.
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
Veel ondernemers denken dat een aanbesteding een vaststaand gegeven is. Je ontvangt de aanbestedingsstukken, levert je inschrijving in, en hoopt op het beste. Maar wist je dat je al in een eerder stadium invloed kunt uitoefenen op de inhoud van de aanbesteding? Dat moment heet: de marktconsultatie. Een belangrijke kans die veel ondernemers toch nog laten liggen. Zonde! Want tijdens zo’n consultatie draait het niet om wie het goedkoopst of het best is.
Er zijn genoeg redenen om deel te nemen aan een marktconsultatie!
Wat is een marktconsultatie?
Een marktconsultatie is een traject waarin een aanbestedende dienst (bijvoorbeeld een gemeente of ministerie) organisaties bevraagt over de dagelijkse praktijk. Het doel is om de markt te raadplegen, oftewel informatie op te halen bij (potentiële) leveranciers. Zo kan de aanbesteding zo goed mogelijk worden afgestemd op wat de markt aankan en biedt. Een marktconsultatie kan gaan over randvoorwaarden, keuzes, risico’s, technische haalbaarheid, innovatieve oplossingen of het vaststellen van de juiste specificaties. Voor organisaties is dit dus dé kans om expertise te tonen, behoeften te signaleren en in beeld te komen bij de potentiële opdrachtgever.
Waarom deelnemen aan een marktconsultatie?
Inzicht krijgen in de verwachtingen
Een marktconsultatie geeft je een kijkje in de keuken van je potentiële opdrachtgever. Wat zijn hun zorgen, prioriteiten, overwegingen en ambities? Misschien ligt de nadruk wel meer op duurzaamheid dan je dacht, blijkt de opdrachtgever vooral op zoek naar innovatie, of laat hij doorschemeren naar wat voor type organisatie hij op zoek is. Met deze inzichten kun jij jouw aanbieding nog beter toespitsen op wat de opdrachtgever nodig heeft.
Beïnvloeden van de aanbesteding
Meedenken = mee vormgeven. Tijdens een marktconsultatie kun je jouw visie en expertise delen; je mag als het ware hardop meedenken. Je kunt suggesties doen, kritische kanttekeningen plaatsen of kansen aandragen waar de opdrachtgever zelf misschien nog niet aan heeft gedacht. Dit kan de inhoud van de uiteindelijke aanbesteding beïnvloeden en kansen creëren die beter aansluiten bij jouw sterke punten – en zo jouw winkans vergroten.
Relaties opbouwen
Een aanbesteding is een formeel traject. De marktconsultatie is dat veel minder. Bij een fysieke marktconsultatie spreek je elkaar van mens tot mens. Bij een schriftelijke marktconsultatie ben je meestal niet gebonden aan rigide formats en vormeisen. Door jouw zienswijze en kennis te delen, laat je zien dat je van waarde kunt zijn voor deze potentiële opdrachtgever. Misschien ben je nog niet eens van plan om in te schrijven op de aanbesteding, maar alleen al door informatie te delen in een marktconsultatie kom je op de radar voor toekomstige kansen. Het is dus een kans om in contact te komen met de opdrachtgever en jezelf als betrouwbare partner te positioneren.
Concurrentie analyseren
In een marktconsultatie deel je niet alleen jouw ideeën en zienswijze; je krijgt ook inzicht in de input van anderen, wat jou weer op creatieve ideeën kan brengen voor een onderscheidende aanbieding. Marktconsultaties brengen immers vaak meerdere partijen samen.
Dus: overweeg je om een marktconsultatie te skippen? Bedenk dan goed welke kansen je daarmee misschien laat liggen.
Hoe maak je indruk tijdens een marktconsultatie?
Bereid je grondig voor
Duik van tevoren in de wereld van de opdrachtgever. Wat speelt er in de organisatie? Welke maatschappelijke opgaven, beleidskeuzes of praktische uitdagingen komen terug in eerdere aanbestedingen of beleidsstukken? Hoe scherper jouw beeld, hoe sterker jouw bijdrage.
Wees proactief
Vermijd open deuren. Laat zien dat je de materie snapt door vragen te stellen die verdiepen. Stel slimme vragen en deel relevante inzichten die aantonen dat je de problematiek begrijpt.
Houd het professioneel
Een marktconsultatie is geen verkoopgesprek. Kom dus niet met een verkooppraatje over je bedrijf, maar deel inzichten, ervaringen en suggesties die de opdrachtgever verder helpen. Zo presenteer je jezelf als iemand die waarde toevoegt – niet als iemand die alleen iets wil halen.
Een marktconsultatie biedt dus volop kansen. Het is een krachtig instrument om jezelf te onderscheiden en een voorsprong te nemen in het aanbestedingsproces. Door goed voorbereid deel te nemen, kun je waarde toevoegen, relaties versterken en je kansen vergroten.
Wil je hulp bij het voorbereiden van een marktconsultatie of strategisch advies om meer impact te maken? BidPro ondersteunt je van voorbereiding tot uitvoering. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij jouw kansen kunnen vergroten!
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
Je hebt een ijzersterk aanbod. Een team dat staat. En toch… word je weer niet gekozen. Herkenbaar? Dan trap je misschien (onbewust) in één van deze tien veelvoorkomende valkuilen.
Bij BidPro helpen we dagelijks organisaties bij het schrijven van winnende inschrijvingen. En geloof ons: zelfs de meest ervaren partijen maken nog fouten die eenvoudig te voorkomen zijn. Soms is het een blinde vlek. Soms pure haast. Maar altijd kost het je punten – en dus de opdracht.
Wij zetten 10 veel gemaakte fouten voor je op een rij. Mét tips hoe je ze voorkomt.
1. Te laat beginnen
Haast is de vijand van kwaliteit. Wie te laat start, schrijft onder druk. En dan verlies je overzicht, nuance en scherpte. Begin liever een week te vroeg dan een dag te laat.
2. De vraag van de opdrachtgever niet goed lezen
Je kunt pas scoren als je snapt wat er gevraagd wordt. Klinkt logisch, maar toch gaan veel inschrijvers meteen schrijven, zonder de vraag écht te doorgronden. Neem de tijd voor analyse. Analyseer samen de vraag achter de vraag en herformuleer die in je eigen woorden vóór je begint met schrijven.
3. Een rommelige opmaak of structuur
Beoordelaars lezen tientallen documenten. Maak het ze makkelijk. Werk met duidelijke koppen, heldere alinea’s en een professionele lay-out. Je krijgt geen tweede kans voor een eerste indruk. Werk altijd met vaste formats en een logische indeling (bijv. per subcriterium), en gebruik tussenkoppen en opsommingen voor overzicht.
4. Geen onderscheidend verhaal
“Wij leveren kwaliteit, zijn flexibel en klantgericht.” Ja… wie niet? Wat maakt jullie écht anders? Wat krijgt de opdrachtgever bij jullie wat hij bij een ander niet krijgt? Benoem je unieke aanpak of resultaten uit de praktijk. Gebruik bewijs en voorbeelden, geen containerbegrippen.
5. De beoordelingscriteria negeren
De criteria zijn het spelbord. Wie ze niet serieus neemt, speelt het verkeerde spel. Richt je antwoordlijn hierop in. Je moet scoren waar de punten liggen. Zet de beoordelingscriteria letterlijk als leidraad boven elk antwoord en toets je tekst erop bij de eindcontrole.
6. Slechte interne communicatie
Wie schrijft wat? Wie checkt? En wat als iemand ziek is? Zonder goede afstemming loop je risico op tegenstrijdigheden, slordigheden en stress. Benoem één eindverantwoordelijke per inschrijving en werk met heldere taakverdeling én deadlines per onderdeel.
7. Slordige documenten
Typefouten, slordige zinnen, kromme taal. Dat komt niet professioneel over. Laat je inschrijving altijd nalezen door iemand met een frisse blik én een scherpe pen.
8. Geen eindcontrole op kwaliteit
Zie je inschrijving als een eindproduct. Voer de eindreview uit aan de hand van de gunningscriteria en laat iemand de inschrijving lezen alsof hij de beoordelaar is. Controleer het alsof je het morgen moet verdedigen in een pitch. Klopt alles? Is alles compleet? Staat het verhaal als een huis?
9. Onvolledige inschrijving
Eén ontbrekend document kan je diskwalificeren. Werk met een checklist en vink elke bijlage bewust af. Geen ruimte voor fouten hier. Werk met een verplichte checklijst (en dubbele controle) voor je uploadt.
10. De deadline missen
Het klinkt onvoorstelbaar, maar het gebeurt vaker dan je denkt. Een minuut te laat is gewoon te laat. Plan je deadline altijd een dag eerder in. Mik intern altijd op D-1 als deadline, en lever liever in bij daglicht dan vlak voor middernacht.
Laat je inschrijving geen loterij zijn
Inschrijven op een aanbesteding is geen invuloefening en geen lucky shot. Het is een strategisch spel dat vraagt om voorbereiding, scherpte en onderscheidend vermogen. Met de juiste aanpak kun je elke keer je kansen verhogen.
Wil jij zeker weten dat jouw inschrijving geen fouten bevat – en maximaal scoort op inhoud én vorm? Wij denken graag met je mee. Van slimme structuren tot slimme zinnen. Stuur ons een bericht. Dan zetten we samen de eerste stap richting winst.
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
Ken je dat gevoel? Je steekt bergen tijd en energie in een aanbesteding, je team werkt zich een slag in de rondte, maar de winst glipt steeds door je vingers. Deadlines die in je nek hijgen, complexe eisen die je hoofd doen tollen, en dan die genadeloze concurrentie... Aanbestedingen kunnen een ware beproeving zijn, voor jou en jouw team. Wat als er een manier was om die kansen wél te pakken?
Inschrijven op aanbestedingen is een kunst die begint bij een goede voorbereiding. Zonder een doordachte aanpak loop je het risico belangrijke kansen te missen of een middelmatige inschrijving in te dienen. Goede voorbereiding is het halve werk, cliché, maar waar. In deze blog staan we met jou stil bij de belangrijke stappen om jouw aanbestedingsstrategie te transformeren.
Waarom voorbereiding essentieel is
Een aanbestedingsproces gaat gepaard met strakke deadlines, complexe vraagstukken en specifieke eisen. Als je niet goed voorbereid bent, kan dit leiden tot last minute stress, fouten en gemiste kansen.
"Aanbestedingen zijn geen sprint, maar een marathon. En zonder de juiste voorbereiding loop je al snel leeg."
Een gedegen voorbereiding zorgt voor een gestroomlijnd proces en maakt het mogelijk om optimaal in te spelen op de wensen en verwachtingen van de opdrachtgever. Het geeft je de tijd om onderscheidend vermogen te creëren en strategische keuzes te maken. Het klinkt misschien allemaal als een open deur, maar toch gaat het bij veel bedrijven op deze punten nog vaak mis.
Hoe bereid je je goed voor?
Wil je succesvoller worden in aanbesteding en de voorbereiding op de inschrijving op aanbestedingen verbeteren? Wij helpen jou graag. Neem contact met ons op we gaan jouw inschrijvingen versterken!
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
Waarom een extern bidteam jouw slagingskans vergroot
Een veelgestelde vraag is: "Hoe kan een extern bidteam, zonder specifieke kennis mijn dienstverlening of jarenlange ervaring in mijn branche, succesvol tenders winnen?" Het antwoord ligt in de samenwerking tussen (1) uw vakinhoudelijke kennis en ervaring en (2) de proceskennis van een ervaren tenderbureau.
Succesvol inschrijven op een aanbesteding/tender draait namelijk niet alleen om het aanbieden van een onderscheidende dienstverlening, maar ook om de manier waarop u dit presenteert; het op papier krijgen van uw verkoopverhaal.
De kracht van procesexpertise
Een goed tenderbureau kent precies alle procedures, regeltjes, systemen, structuren en de dynamiek van tenders (aanbestedingen). Van het interpreteren van de vraagstelling tot aan de manier waarop uw onderscheidend vermogen op papier presenteert wordt. Ze beheersen het schrijven van overtuigende teksten, het opstellen van duidelijke plannen van aanpak en het structureren van complexe documenten.
“We vergelijken het wel eens met een schoonmaker of een bouwvakker. Vraag hen waaruit blijkt dat zij zo goed in hun werk zijn en ze kunnen u een zeer schone, nette kantine laten zien of een fantastisch huis dat die gebouwd heeft. Maar vraag om in 10 pagina’s op te schrijven hoe dit tot stand gekomen is, dan is dat toch even een ander verhaal. Daar komt de aanvullend expertise van een extern tenderbureau om de hoek kijken.”
Bert Hordijk – Tenderspecialist bij BidPro
Onderscheidende aspecten zijn voor de rotten in het vak misschien door de jaren heen wel zo gewoon geworden, dat ze die punten niet zo even oplepelen als daarom gevraagd wordt.
Een tenderbureau is gespecialiseerd in het bevragen van uw expertise en het vertalen hiervan naar een onderscheidende aanbieding op papier. Het bureau vult uw kennis van producten en diensten aan, terwijl u zich richt op het delen van inhoudelijke informatie. Het tenderbureau zorgt ervoor dat deze informatie strategisch wordt gepositioneerd in de inschrijving.
Voordelen van samenwerken met een tenderbureau
Het inzetten van een tenderbureau kent nog veel meer voordelen:
Hoe werkt het in de praktijk?
BidPro ondersteunt organisaties als gespecialiseerd tenderbureau bij het winnen van aanbestedingen. Wij beginnen met een uitgebreide kennismakingsfase waarin wij uw organisatie, producten en diensten grondig analyseren. Vervolgens passen wij onze methodiek toe om uw unieke waardepropositie effectief te vertalen naar een overtuigende inschrijving. Dit proces betrekken wij nauwgezet samen met uw team, zodat zowel de inhoud als het proces naadloos op elkaar aansluiten. Het resultaat is een tender die niet alleen voldoet aan alle vereisten, maar tevens indruk maakt op de opdrachtgever.
Conclusie: uw inhoud, onze expertise
Een tender winnen draait niet alleen om wat u aanbiedt, maar om hoe u het aanbiedt. Met een tenderbureau aan uw zijde kunt u zich volledig richten op uw eigen expertise, terwijl de inschrijving professioneel en overtuigend wordt verzorgd.
Wilt u weten hoe BidPro uw organisatie kan ondersteunen? Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen maken we uw volgende aanbesteding tot een succes!
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
AI-oplossingen voor aanbestedingsteksten: Te mooi om waar te zijn?
Artificial Intelligence (AI) is overal. Zelfs in onze branche, de wereld van de aanbestedingen. Het gebruik van een Large Languagemodel, zoals ChatGPT, komt steeds vaker voor. We zien een enorme opkomst van partijen die slimme tools inzetten om daarmee beloftes te kunnen doen die klinken als muziek in de oren: “Bespaar tijd! Verlaag je kosten! Win aanbestedingen met één druk op de knop!”
De gedachte dat AI je het werk uit handen neemt en dat je moeiteloos een perfecte aanbestedingstekst kunt maken, is verleidelijk. Maar aanbestedingen zijn geen standaardformulieren waar je alleen wat vakjes invult. Het zijn complexe processen waarbij maatwerk en strategisch denken een hoofdrol spelen. En precies dat is waar AI vaak tekortschiet en inhoudelijk deskundigen gewoon nog steeds nodig blijven.
AI kan veel, maar ook (nog) heel veel niet
Natuurlijk, AI heeft voordelen. Het kan je helpen sneller te werken door bijvoorbeeld sjablonen aan te bieden of te zorgen voor structuur in je tekst. Met handige prompts (opdrachten aan bijvoorbeeld ChatGPT) kun je tijd winnen in de totstandkoming van teksten. Maar wat AI niet kan, is inspelen op de unieke nuances van elke aanbesteding. Elke opdrachtgever heeft andere wensen, verwachtingen en behoeften. AI ziet misschien patronen[1], maar het begrijpt geen context, emoties of subtiele wensen die vaak tussen de regels door te lezen zijn.
Aanbestedingsteksten moeten overtuigen, het verhaal van jouw organisatie vertellen, laten zien waarom jouw organisatie anders is dan de rest. Dat vraagt om creativiteit en strategie. AI kan wel structuur brengen, maar het verschil maken? Dat blijft toch echt mensenwerk.
Standaardisatie is je vijand
Als er één ding is wat je niet wil bij aanbestedingen, dan is het een standaardverhaal (doordrenkt van de standaard AI-jeukwoorden en met een lage informatiedichtheid). Je wilt opvallen en indruk maken. Maar AI werkt vaak op basis van standaardoplossingen en zal je een tekst geven die misschien technisch klopt, maar verder niets bijzonders biedt. Een gemiddelde tekst is niet genoeg om een aanbesteding te winnen. Beoordelaars zullen niet echt gecharmeerd zijn van het moeten vergelijken van AI-inschrijvingen.
Het winnen van een aanbesteding draait juist om de details in de teksten. Los van de bekendheid met de opdrachtgever, een mogelijk reeds bestaande relatie, uw naam in de markt en andere (onbewust toch) meespelende subjectieve factoren. Als het gaat om de teksten, dan is het die extra moeite, dat stukje maatwerk, die unieke draai aan je aanbod die het verschil maakt. En dat kan AI niet voor je doen, hoeveel input je AI ook denkt te kunnen geven.
Tijd winnen, maar wat lever je in?
Tijd besparen klinkt fantastisch, maar snelheid gaat nou niet altijd hand in hand met kwaliteit. Ja, AI kan je helpen om sneller een tekst op te stellen, maar als de inhoud niet goed genoeg is om te overtuigen, dan heb je uiteindelijk weinig gewonnen. Aanbestedingen winnen gaat niet om het snelste antwoord geven, maar om het beste antwoord geven.
Maar, een beetje hulp kan geen kwaad
Laten we eerlijk zijn: AI heeft zeker zijn voordelen. Het kan je helpen bij bepaalde onderdelen van het proces, zoals het maken van een eerste opzet of het controleren van je tekst. Maar het echte werk – het maken van een onderscheidende, winnende tekst – dat blijft mensenwerk. Een goed aanbod draait om meer dan alleen woorden; het draait om het begrijpen van je klant en het vertalen van hun wensen naar een overtuigend verhaal.
Dus, lijkt een verkooppraatje over een AI-oplossing te mooi om waar te zijn? Waarschijnlijk is dat ook zo. Gebruik het als een hulpmiddel, maar verlies nooit uit het oog dat de echte kracht van een goede aanbestedingstekst ligt in de menselijke touch. Dat is, tot op de dag van vandaag, nog steeds onvervangbaar.
Uiteraard volgen we de ontwikkelingen op het gebied van AI op de voet. We zijn erg benieuwd naar de toekomstige ontwikkelingen en … wie weet kan AI wel ingezet worden om onderscheidende winnende teksten te schrijven. Tot die tijd gebruiken we het als hulpmiddel en zetten we onze menselijke kracht broodnodig.
Zijn dit toekomstdromen? Nou, dat denk ik niet. Het lijkt eerder de praktijk van morgen. Eén ding is zeker: de rol van AI in aanbestedingen zal alleen maar groter worden. Dit brengt mooie kansen met zich mee, maar ook risico’s.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Vergroot jouw winkans met een goede voorbereiding
Bij aanbestedingen draait alles om details, nauwkeurigheid en begrip van wat jouw potentiële opdrachtgever nodig heeft (ook wel: de vraag achter de vraag). Je kunt het ook wel een uitdagend speelveld noemen, waar een kleine misstap er al voor kan zorgen dat je niet meer in aanmerking komt voor het winnen van de opdracht.
Wij zeggen dan ook “Goede voorbereiding is het halve werk, ken je documenten, ken je concurrenten". Het is meer dan zomaar een tegeltjeswijsheid; het is de kern van elk succesverhaal in de aanbestedingswereld.
“Ken je documenten”
De aanbestedingsdocumenten zijn je bijbel; ze bevatten alle regels, vereisten, en verwachtingen van jouw potentiële opdrachtgever, de aanbestedende dienst. Een goede analyse en begrip van deze documenten is van groot belang. Weet waaraan je begint. Elk woord moet gewogen worden, elke eis moet begrepen en beantwoord worden. Het overslaan of verkeerd interpreteren van informatie kan leiden tot uitsluiting of een niet-competitief voorstel. Daarom is het belangrijk om een systematische aanpak te hanteren bij het analyseren en begrijpen van deze documenten, vergelijkbaar met het zorgvuldig uitpluizen van een complexe wettekst.
“Ken je concurrenten”
Kennis van je concurrenten geeft je inzicht in het speelveld. Door te begrijpen wie je tegenstanders zijn, wat hun sterke en zwakke punten zijn, en hoe zij mogelijkerwijs hun voorstel zullen indienen, kun je jouw inschrijfstrategie beter afstemmen. Dit betekent niet dat je je moet laten leiden door wat anderen doen, maar wel dat je bewust moet zijn van de markt en hoe jouw aanbod zich verhoudt tot dat van de concurrentie. Analyse van eerdere aanbestedingen waar zij aan hebben deelgenomen, analyse van (online) publicaties en andere beschikbare data kan waardevolle inzichten bieden in hun aanpak en mogelijke innovaties of verbeteringen die je in je eigen voorstel kunt implementeren.
Het belang van een multidisciplinair team
Geen enkele persoon kan alle aspecten van een aanbestedingsvoorstel alleen afhandelen. Het betrekken van experts uit verschillende vakgebieden zorgt er niet alleen voor dat de aanbestedingsdocumenten vanuit verschillende perspectieven bekeken wordt, maar zal ook jouw aanbod versterken. Dit team moet niet alleen de technische eisen begrijpen, maar ook de juridische implicaties, financiële overwegingen, en de kunst van het overtuigend schrijven. Samenwerking binnen dit team, met duidelijke communicatie en gedeelde verantwoordelijkheden, is het fundament voor een winnend voorstel.
Flexibiliteit en creativiteit
Terwijl je je goed voorbereidt, moet je ook flexibel en creatief blijven. Aanbestedingen zijn niet altijd zwart-wit; er is ruimte voor interpretatie en innovatie. Het vermogen om buiten de gebaande paden te denken en een voorstel te schrijven dat niet alleen voldoet aan de eisen, maar deze overtreft, kan het verschil maken tussen winnen en verliezen.
Voorbereiding is alles
In de kern draait succesvolle deelname aan aanbestedingen om een gedegen voorbereiding. Het gaat erom je huiswerk te doen, je concurrenten te kennen, en een voorstel te leveren dat laat zien dat je niet alleen de vraag begrijpt maar ook de beste oplossing biedt. Dit vereist tijd, inzet, en een diep begrip van het proces. Zoals het gezegde luidt: "Goede voorbereiding is het halve werk." In de context van aanbestedingen is het misschien wel meer dan dat: het is de sleutel voor succes.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Bij het noemen van aanbestedingen denken velen direct aan complexe documenten, juridische taal en strenge procedures. Toch is het veel meer dan dat. Aanbestedingen zijn een strategisch spel, vergelijkbaar met een schaakspel. Het vereist niet alleen kennis en kunde, maar ook het vermogen om vooruit te denken, flexibel te zijn en, wanneer nodig, offers te brengen. Laten we deze vergelijking verder uitwerken en ontdekken hoe de kunst van aanbestedingen parallel loopt met het eeuwenoude spel van koningen.
In het schaken begint elke speler met een opening. Deze fase legt de basis voor het verdere spelverloop. Zo is het ook met aanbestedingen. Een gedegen voorbereiding, waarbij elke mogelijkheid wordt onderzocht en elke strategie wordt overwogen, is cruciaal. Het begrijpen van de aanbestedingsdocumenten, het kennen van je concurrenten en het grondig analyseren van de vereisten zijn stappen die je niet kunt overslaan. Net als bij schaken, waar elke zet je dichter bij winst of verlies kan brengen, bepaalt je voorbereiding in grote mate je succes bij aanbestedingen.
Na de opening volgt het middenspel, waar de meeste actie plaatsvindt. Dit is het moment waarop de strategieën echt tot uiting komen. In aanbestedingen betekent dit het slim inzetten van je middelen, het aanpassen van je aanpak aan de feedback en vereisten, en het nauwkeurig afstemmen van je voorstel op de wensen van de aanbesteder. Wie slim schrijft wint. Net als in het schaken, waar je soms een pion moet opofferen om een betere positie op het bord te verkrijgen, moet je in staat zijn om flexibel te zijn en eventueel van je oorspronkelijke plan af te wijken om de eindoverwinning te behalen.
In de laatste fase van het schaakspel, het eindspel, komt het aan op precisie. Elke zet moet zorgvuldig worden overwogen. Zo is het ook met aanbestedingen. Wanneer je je voorstel indient, moeten alle details kloppen. De precisie van je calculaties voor een scherpe prijsstelling, teksten die SMART zijn en duidelijk de meerwaarde van jouw organisatie en jouw aanbieding aantonen. Deze aspecten maken het verschil tussen winnen en verliezen. Dit vereist niet alleen technische kennis, maar ook een zekere finesse in hoe je jouw boodschap overbrengt.
Aanbestedingen winnen is niet eenvoudig. Het vereist geduld, strategisch denken en de bereidheid om te leren van elke zet. Net als bij schaken, is elke aanbesteding een kans om je vaardigheden te testen, je strategieën aan te scherpen en uiteindelijk als winnaar uit de bus te komen. Onthoud dat, net zoals elke schaakpartij uniek is, elke aanbesteding zijn eigen uitdagingen en kansen biedt. Door te spelen met de precisie van een schaakmeester, vergroot je je kansen op succes. Sta dus klaar om te schaken met woorden, en wordt de volgende winnaar in het strategische spel van aanbestedingen.
Meer weten over hoe BidPro u kan helpen grootmeester te worden? Neem contact met ons op.
