Bij het noemen van aanbestedingen denken velen direct aan complexe documenten, juridische taal en strenge procedures. Toch is het veel meer dan dat. Aanbestedingen zijn een strategisch spel, vergelijkbaar met een schaakspel. Het vereist niet alleen kennis en kunde, maar ook het vermogen om vooruit te denken, flexibel te zijn en, wanneer nodig, offers te brengen. Laten we deze vergelijking verder uitwerken en ontdekken hoe de kunst van aanbestedingen parallel loopt met het eeuwenoude spel van koningen.
In het schaken begint elke speler met een opening. Deze fase legt de basis voor het verdere spelverloop. Zo is het ook met aanbestedingen. Een gedegen voorbereiding, waarbij elke mogelijkheid wordt onderzocht en elke strategie wordt overwogen, is cruciaal. Het begrijpen van de aanbestedingsdocumenten, het kennen van je concurrenten en het grondig analyseren van de vereisten zijn stappen die je niet kunt overslaan. Net als bij schaken, waar elke zet je dichter bij winst of verlies kan brengen, bepaalt je voorbereiding in grote mate je succes bij aanbestedingen.
Na de opening volgt het middenspel, waar de meeste actie plaatsvindt. Dit is het moment waarop de strategieën echt tot uiting komen. In aanbestedingen betekent dit het slim inzetten van je middelen, het aanpassen van je aanpak aan de feedback en vereisten, en het nauwkeurig afstemmen van je voorstel op de wensen van de aanbesteder. Wie slim schrijft wint. Net als in het schaken, waar je soms een pion moet opofferen om een betere positie op het bord te verkrijgen, moet je in staat zijn om flexibel te zijn en eventueel van je oorspronkelijke plan af te wijken om de eindoverwinning te behalen.
In de laatste fase van het schaakspel, het eindspel, komt het aan op precisie. Elke zet moet zorgvuldig worden overwogen. Zo is het ook met aanbestedingen. Wanneer je je voorstel indient, moeten alle details kloppen. De precisie van je calculaties voor een scherpe prijsstelling, teksten die SMART zijn en duidelijk de meerwaarde van jouw organisatie en jouw aanbieding aantonen. Deze aspecten maken het verschil tussen winnen en verliezen. Dit vereist niet alleen technische kennis, maar ook een zekere finesse in hoe je jouw boodschap overbrengt.
Aanbestedingen winnen is niet eenvoudig. Het vereist geduld, strategisch denken en de bereidheid om te leren van elke zet. Net als bij schaken, is elke aanbesteding een kans om je vaardigheden te testen, je strategieën aan te scherpen en uiteindelijk als winnaar uit de bus te komen. Onthoud dat, net zoals elke schaakpartij uniek is, elke aanbesteding zijn eigen uitdagingen en kansen biedt. Door te spelen met de precisie van een schaakmeester, vergroot je je kansen op succes. Sta dus klaar om te schaken met woorden, en wordt de volgende winnaar in het strategische spel van aanbestedingen.
Meer weten over hoe BidPro u kan helpen grootmeester te worden? Neem contact met ons op.
Als zoon van een softwareontwikkelaar kreeg ik de interesse voor IT en innovaties al vroeg mee. Hoe zet je automatisering in om je werk makkelijker te maken? In mijn loopbaan groeide mijn interesse voor 'continue verbetering', wat leidde tot een opleiding tot proces- en kwaliteitsmanager. Hoe kun je organisaties continu verbeteren?
Mijn HRM-opleiding (toen nog Personeel & Arbeid) aan de Christelijke Hogeschool Ede (CHE) hielp mij verbeteringen te vinden op het snijvlak van 'mens' en 'organisatie'. Hoe zet je mensen optimaal in om het bedrijf te optimaliseren, met de mens als kapitaal van de organisatie? Hoe richt je je organisatie in op wat klanten nodig hebben?
Ik hoor het je al denken, maar wat heeft dit nu met aanbestedingen te maken, dat is toch wat je nu doet? … Dat klopt! Vandaag de dag begeleid ik vanuit BidPro BV bedrijven bij inschrijvingen op aanbestedingen. Hoe sluit je zo goed mogelijk aan bij de wensen van de klant? Hoe zet je een onderscheidend verkoopverhaal zo op papier dat je ondernemers helpt overheidsopdrachten te winnen? Ofwel, hoe beantwoord je de vraag achter de vraag?
Vanuit mijn interesse voor IT en innovaties in organisaties volg ik de opkomst van AI op de voet. Hoe zet je Large Language Models (LLM’s) in om je werk makkelijker te maken? Ofwel, hoe gebruik ik vandaag de dag LLM’s in aanbestedingstrajecten? Je vraagt je misschien af wat LLM’s zijn. Daarmee bedoel ik generatieve AI, beter bekend als ChatGPT, Gemini of Copilot. Deze AI begrijpt en genereert tekst.
In deze blogtrilogie neem ik je mee in (1) de opkomst van AI in aanbestedingen, (2) de veelvoorkomende valkuilen en (3) hoe je AI als inschrijver op een aanbesteding inzet om je succeskans te vergroten.
In de afgelopen decennia heeft kunstmatige intelligentie (AI) een enorme impact gehad op tal van industrieën, en de wereld van aanbestedingen vormt hierop geen uitzondering. In de vroege jaren 2000 begon AI zijn intrede te doen in de bedrijfswereld, voornamelijk door data-analyse en machine learning. In aanbestedingen zagen we toen nog nauwelijks AI-gebruik.
De afgelopen 5 tot 10 jaar markeerden een periode van innovatie, met een duidelijke versnelling in de laatste jaren. AI-technologieën worden steeds verfijnder en toegankelijker. Waar bedrijven vijf jaar geleden begonnen te experimenteren met AI, maakt tegenwoordig bijna elke organisatie gebruik van AI-toepassingen. We zien een duidelijke opkomst van contentcreatie: het schrijven van teksten met gebruik van LLM's. Denk aan posts, blogs, marketing e-mails en nieuwsbrieven.
Nu AI-technologieën steeds geavanceerder worden, zien we meer organisaties die AI in aanbestedingen toepassen. AI verbetert aanbiedingsteksten en reduceert de tijd die nodig is om onderscheidende teksten te schrijven. AI kan snel informatie uit grote bestanden halen. Niet meer zoeken met control F, maar handige opdrachten aan ChatGPT geven om te vragen wat er in het document staat over een bepaald onderwerp. Of een samenvatting laten maken met de belangrijkste aspecten van een aanbesteding om een 'bid/no bid'-besluit te vergemakkelijken. Dit bespaart veel tijd bij grote aanbestedingsdocumenten.
AI wordt steeds meer mainstream. Schrijf je een tekst, dan gebruik je zonder schroom ChatGPT om jouw teksten te optimaliseren. De technologie is immers voor iedereen toegankelijk. Niet alleen grote bedrijven, maar ook kleine en middelgrote bedrijven profiteren van AI-gedreven oplossingen.
Het winnen van een aanbesteding lijkt hierdoor makkelijker geworden, maar vergis je niet. Jouw concurrenten maken ook gebruik van deze technologieën. Je moet dus creatief blijven om onderscheidend te zijn in jouw aanbieding en dienstverlening.
Waar gaat dat heen met deze wereld van aanbestedingen? We staan nu aan de vooravond van een nieuwe AI-revolutie in aanbestedingen. De toekomstige mogelijkheden lijken eindeloos, met veelbelovende ontwikkelingen zoals:
Zijn dit toekomstdromen? Nou, dat denk ik niet. Het lijkt eerder de praktijk van morgen. Eén ding is zeker: de rol van AI in aanbestedingen zal alleen maar groter worden. Dit brengt mooie kansen met zich mee, maar ook risico’s.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Wat je kunt verwachten in de volgende blogs
In de volgende 2 blogs van deze trilogie duiken we dieper in de veelvoorkomende valkuilen bij het gebruik van AI in aanbestedingen en hoe je AI als inschrijver kunt inzetten om je succeskans te vergroten. Blijf ons volgen voor meer inzichten en praktische tips!
In 2014 is de aanbestedingswetgeving aangepast om de kansen voor MKB-bedrijven te vergroten. Toch blijft de vraag wat MKB-bedrijven zelf kunnen doen om hun kans op gunning te verhogen en te winnen van de 'grote jongens'.
Winnen van een aanbesteding is het doel wanneer u zich inschrijft. Waar in het verleden aanbestedingen voornamelijk werden gegund op basis van de laagste prijs, ligt de focus tegenwoordig steeds meer op de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Kwaliteit wordt verkozen boven prijs.
De aanpassing van de aanbestedingswetgeving in 2014 biedt MKB-bedrijven meer kansen om aanbestedingen gegund te krijgen. Belangrijke wijzigingen zijn onder andere:
Dit lijkt misschien moeilijk, vooral als u nog niet bekend bent bij de aanbestedende dienst. Door marktconsultaties in de gaten te houden, kunt u echter op de hoogte blijven van hun plannen. Dit biedt de mogelijkheid om kennis en ervaring te delen en om obstakels die u bij de inschrijving kunt tegenkomen, vooraf te bespreken.
In een vroeg stadium vragen stellen (bijvoorbeeld tijdens de vragenronde voor de nota van inlichtingen) helpt u een beter beeld te krijgen van de vraag achter de vraag van de aanbestedende partij. Dit kan uw voordeel zijn bij het schrijven van de inschrijvingsstukken.
Wanneer u een opdracht niet gegund krijgt, ontvangt u een gemotiveerde uitleg waarom dit het geval is. Gebruik deze feedback om uw volgende inschrijving te verbeteren. Onthoud dat persoonlijke feedbackmomenten vaak zeer waardevol kunnen zijn.
BidPro adviseert en ondersteunt organisaties bij het inschrijven op aanbestedingen. Met onze expertise helpen we u uw kansen te vergroten en succesvol te zijn in het winnen van aanbestedingen.
Optimaliseer uw kansen bij aanbestedingen met deze tips en ondersteuning van BidPro. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie!
Als u zich inschrijft op een aanbesteding, dan doet u dat om te winnen. En hoewel alleen al het meedoen aan een aanbesteding heel leerzaam is, gaat u niet voor een tweede plek of lager. U wilt het werkpakket gegund krijgen, punt. Eerder schreef ik een artikel met tips om uw gunfactor (als MKB-bedrijf) te verhogen. In deze blog ga ik in op wat u nog meer kunt doen om te winnen en geef ik u zes tips.
Er valt veel winst te behalen. Wat kunt u het beste doen?
Tip 1: Ken uw (potentiële) klanten
Aanbestedende diensten publiceren aanbestedingskalenders op hun website en publiceren openbare aanbestedingen op aanbestedingsplatformen. De meeste informatie krijgt u echter door uw (potentiële) klant te kennen. Wanneer u regelmatig in gesprek bent met uw (potentiële) klanten, weet u wat er bij hen speelt. Zo kunt u tijdig op de hoogte zijn van een mogelijke aanbesteding. Tot het moment dat de aanbestedingsprocedure is gestart, kunt u met de klant de inhoud van de opdracht bespreken. Hoe tevreden is uw klant over de huidige dienstverlener/dienstverlening? Wat zijn de verbeterpunten? Deze informatie kan de kans dat u de aanbesteding wint enorm vergroten. (zie onze eerdere blog)
Tip 2: Zorg voor bekendheid bij inkopers
In het geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding, zal de aanbestedende dienst meerdere partijen uitnodigen tot deelname aan een aanbestedingsprocedure. Bekendheid draagt bij aan de kans om uitgenodigd te worden. Zorg dus dat u op die lijst komt. Hoe? Netwerken, netwerken, netwerken. Als u niet uitgenodigd bent voor een meervoudig onderhandse aanbesteding kunt u verzoeken om mee te mogen doen (de aanbestedende dienst is hiertoe overigens niet verplicht).
Tip 3: Ken uw concurrentie
Door uw concurrentie te kennen weet u waarin u anders bent. En het zijn juist deze verschillen die de doorslag geven bij aanbestedingen. Wat maakt u uniek in de markt? Wat is het onderscheidende vermogen van uw organisatie? Op welke manier speelt u beter in op de behoeften dan dat uw concurrenten dat doen? Beantwoord deze vragen niet alleen voor uzelf, maar ook voor uw concurrenten. Dan weet u precies op welke punten u het sterkste staat. Deze informatie kunt u zeer goed gebruiken in uw aanbieding.
Tip 4: Bouw bewijsmateriaal op
Na tip drie is het zaak om uw USP’s (Unique Selling Points) te kunnen onderbouwen met sterk bewijsmateriaal (wapenfeiten). Het mooie hierbij is dat als je echt doet wat je beweert, dit bewijsmateriaal voor het oprapen ligt. Er wordt bij bijna elke aanbesteding om referenties gevraagd, die u uiteraard netjes aanlevert. Heeft u er wel eens aan gedacht dat deze referenten uw USP’s kunnen onderbouwen. Gebruik (als dit niet uitdrukkelijk wordt verboden) eens quotes van referenten in je teksten die uw verhaal bevestigen en versterken. Daarnaast zijn harde cijfers erg overtuigend. Dus duik eens lekker in de cijfers en u kunt vast met overtuigende data komen. Bewijs scoort altijd.
Tip 5: Tendermonitoring en -signalering
Er worden maandelijks honderden werkpakketten uitgevraagd volgens de aanbestedingsprocedure. Deze werkpakketten worden gepubliceerd op platformen zoals TenderNed of worden uitgevraagd in een DAS. Als u niet door de klant zelf op de aanbesteding wordt geattendeerd (zie tip 1), kunt u ervoor kiezen om zelf regelmatig op de platformen te kijken. Het monitoren van aanbestedingen is tijdrovend. BidPro kan deze monitoring voor u uitvoeren in de vorm van ‘Tendersignalering’. Op deze manier voorkomt u dat u een aanbesteding mist.
Tip 6: To Bid or not to Bid?
Wanneer u een aanbesteding heeft gevonden die lijkt te passen bij uw dienstverlening, is het nog niet altijd wenselijk om u in te schrijven. Om een werkpakket gegund te krijgen dient u vaak enkele documenten te kunnen overleggen. Ook kan gevraagd worden om een referentie waaruit blijkt dat u eerder een soortgelijke opdracht uitgevoerd heeft. Bekijk ook of u kunt voldoen aan de basiseisen, het programma van eisen en eisen m.b.t. certificeringen. Wanneer u hieraan niet kunt voldoen, is het raadzaam om uw tijd te sparen en niet in te schrijven.
Maar oordeel niet te snel! Scan het bestek en stel vragen. In de praktijk blijkt dat de uitvraag niet altijd even duidelijk is omschreven of zelf onjuistheden bevat. Het is belangrijk om hierover vragen te stellen tijdens de daarvoor bedoelde vragenrondes. Dit kan leiden tot een aanpassing in de uitvraag of een verandering in de eis. Veranderingen die van invloed kunnen zijn op uw Bid or No Bid besluit.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Wilt u meer weten over tendersignalering via BidPro of kunnen wij u ondersteunen bij het winnen van aanbestedingen? Neem contact met ons op.
Verbeter uw aanbestedingsteksten met deze 5 tips
Is dit typisch een klus om al thuiswerkend aan te pakken? Of klinkt een meerjarencontract met een steady (semi) overheidsorganisatie juist nu nog aantrekkelijker? Wellicht beiden. Organisaties schrijven niet alleen in op méér aanbestedingen, er zijn ook een hoop partijen die zich er nu voor het eerst aan wagen. Een goed moment om wat schrijftips weg te geven. Schrijftips voor een aanbesteding? Ja want, hoewel u vast weet dat het meer is dan het online invullen van vragen of het doormailen van een prijsopgave, aandacht voor tekst en opbouw is van groter belang dan u denkt.
Jazeker! Sterker nog, de meest gehoorde afwijzing is “de offertetekst is niet concreet of duidelijk genoeg”. Ook komt de terugkoppeling “de aangeboden oplossing sluit niet aan bij de wensen van de aanbestedende dienst” vaak voor. Erg frustrerend als u ervan overtuigd bent dat uw aanbieding de beste is. Blijkbaar ervaart de lezer dat niet zo bij het lezen van uw tekst. Hoe zorgt u voor de juiste teksten? Wij geven u een aantal tips.
Natuurlijk laat u uitgebreid zien welke kwaliteiten u in huis hebt om de opdracht uitstekend te vervullen, maar zet uzelf niet op de voorgrond. Verdiep u in de organisatie, in de visie, kernwaarden en behoeften en laat uw verhaal daar naadloos op aansluiten (sluit aan op de behoeften van de klant). Benoem de voordelen voor de organisatie en vertel daarna pas waarom u daarvoor de juiste partij bent.
Zult u net zien; schrijft u een prachtig stukje tekst, krijgt u te horen dat u de vraag niet hebt begrepen. De vragen in aanbestedingen kunt u soms op meerdere manieren interpreteren. Lees alle vragen en eisen daarom minstens twee keer goed door en noteer wat u niet duidelijk is. Stel al uw vragen en via de Nota van Inlichtingen krijgt u een hoop antwoorden. Zo weet u zeker welk antwoord u zo helder en aantrekkelijk mogelijk moet noteren.
Lees dit even: ‘Zinnen met veel woorden worden minder prettig gelezen en zullen als tamelijk hinderlijk worden ervaren’. Of: ‘Korte zinnen maken uw tekst leesbaarder’.
Zinnen met ‘worden zijn al snel langer en onduidelijker dan een zin in actieve schrijfstijl. Schrijf dus actief. Scheelt ook weer in het aantal woorden als u over het maximaal aantal pagina’s dreigt te gaan.
Schrijf u en wij in plaats van de aanbestedende partij en uw hele bedrijfsnaam. Dat is veel persoonlijker én uw teksten zijn helderder en korter door. De lezer zal uw tekst ook eerder boeiend vinden, niet gehinderd door het herhalen van uw bedrijfsnaam.
Een aanbestedingstekst moet voldoen aan de eisen die in het aanbestedingsdocument staan, maar binnen de tekst heeft u wel vrijheid in de opbouw van de tekst. Zorg voor een structuur die aansluit bij de vragen van de lezer. Het is niet aan te raden om de vragen in een totaal andere volgorde te beantwoorden. Een lezer die meerdere inzendingen beoordeelt kan dan de weg kwijtraken.
Werk waar mogelijk met tussenkoppen. Uw tekst is daardoor overzichtelijk, makkelijker leesbaar en trefwoorden vallen extra op. Heeft u toch een langer stuk tekst? Schrijf dan een korte inleiding op de alinea of overweeg of u (een deel van) uw tekst ook in een afbeelding (als dat is toegestaan) duidelijk kunt maken.
Deze blog is geschreven door Wouter van Eijk.
Behoefte aan een kritische blik op uw inschrijving op een tender of aanbesteding? BidPro adviseert u over aanbestedingsteksten en het beantwoorden van aanbestedingsvragen, geeft tips om u te onderscheiden van de concurrentie, toetst de volledigheid van uw inschrijving en helpt u indien gewenst met de aanpak en de planning. Neem contact met ons op via info@BidPro.nl of 06-13374706.
"Er kan er maar één de winnaar zijn..." Deze uitspraak komt vaak bij me op wanneer ik met een toekomstig opdrachtgever in gesprek ben. Mensen benaderen mij omdat ze beter willen worden in aanbestedingen en willen winnen. Vaak wordt dan gezegd: "Tja, er kan er maar één de winnaar zijn, toch?" Deze uitspraak doet natuurlijk denken aan Henny Huisman. En hoewel ik Henny gelijk geef, heeft deze uitspraak een dubbele lading.
Waar een wedstrijd gespeeld wordt, kan maar één iemand winnen, vaak geholpen door de gunfactor. Maar het feit dat maar één iemand kan winnen, mag nooit de reden zijn om niet deel te nemen. Zoals een ander Nederlands icoon ooit zei: "Als je niet schiet, kan je ook niet scoren."
Deze blog gaat niet over beroemde uitspraken, maar over wat je doet na een verlies. Hoe zorg je ervoor dat je niet opnieuw verliest?
Heeft u zich wel eens ingeschreven op een aanbesteding en verloren? Deze ervaring kan leiden tot negatieve gedachten en het idee dat het geen zin heeft om opnieuw in te schrijven. Dit wordt zeker niet geholpen wanneer de feedback van de aanbestedende dienst onduidelijk is. Veel voorkomende feedback is:
Alle commentaren komen eigenlijk op hetzelfde neer: het was niet goed genoeg. Dit is frustrerend, zeker als u veel tijd in uw aanbieding heeft gestoken en er niets voor terugkrijgt.
Neem de tijd om te evalueren: Heeft u voldoende tijd genomen om goede teksten te schrijven? Heeft u goed nagedacht over de wensen van de aanbestedende dienst? Vaak komt naar voren dat men door de waan van de dag geen prioriteit heeft gegeven aan de inschrijving. Zaken die direct aandacht vragen, krijgen vaak voorrang, waardoor de inschrijving op een aanbesteding in het gedrang komt.
Er zijn meerdere redenen (of excuses?) waarom het niet lukt of waarom een opdracht niet wordt gewonnen. Maar wat is dan de manier om de kans op winst te vergroten en die ene winnaar te worden? Het antwoord is vrij simpel: aandacht en focus.
Aandacht + Focus = Toegevoegde waarde = Verhoogde winkans.
In onze tijd bij het helpen van bedrijven met het inschrijven op aanbestedingen hebben we geleerd dat de toegevoegde waarde in essentie de juiste combinatie van aandacht en focus is.
Heeft u niet de aandacht en focus om in te schrijven op een aanbesteding? Laat u dan helpen door experts waarvan dit de corebusiness is. Wij (BidPro) helpen organisaties bij het inschrijven op aanbestedingen, zodat uw medewerkers zich kunnen focussen op hun dagelijkse werkzaamheden. Neem contact met ons op.
De Verenigde Naties riepen 9 november in 1990 uit tot de Dag van Kwaliteit. Op deze dag doen we er alles aan om er een Kwalitatief Uitermate Superdag (KUS) van te maken.
Het woord kwaliteit werd vroeger vaak geassocieerd met robuustheid en degelijkheid. Tegenwoordig gaat kwaliteit verder dan dat: het draait om bruikbaarheid, toepasbaarheid, gebruikersgemak, toegevoegde waarde, maatschappelijk belang en partnerschap. Zoals eerder geschreven, heeft het leveren van kwaliteit vooral betrekking op het aansluiten bij de klantbehoefte.
Is kwaliteit een vast onderdeel van uw werkwijze? Weet u wat uw klant of opdrachtgever echt nodig heeft, of verliest u zich al snel in de waan van de dag?
Bij aanbestedingen wordt vaak gevraagd om een dienstverleningsplan op te stellen. Hierin beschrijft u wat een opdrachtgever van u kan verwachten en hoe u ervoor zorgt dat de opdrachtgever ontzorgd wordt.
Het is essentieel om te voorkomen dat uw documenten slechts een papieren werkelijkheid blijven. BidPro adviseert en ondersteunt organisaties bij aanbestedings- en offertetrajecten. Wij helpen uw organisatie om de klantvraag te begrijpen, te beschrijven wat waargemaakt kan worden en om daadwerkelijk te leveren wat beloofd is.
BidPro zorgt ervoor dat niet alleen 9 november de dag is waarop kwaliteit centraal staat, maar dat elke dag een Kwalitatief Uitermate Superdag wordt.
Optimaliseer uw kwaliteitsprocessen met BidPro en maak elke dag een KUS! Neem contact met ons op voor meer informatie.
Afgelopen dinsdag (4 september) was het Duurzame Dinsdag, een dag waarop duurzame ideeën en initiatieven een podium krijgen in de Tweede Kamer. Bent u bezig met de waan van de dag? Of denkt u regelmatig na over de duurzaamheid van uw organisatie?
Op Duurzame Dinsdag ontvangt het kabinet een koffer met honderden duurzame ideeën en initiatieven uit de samenleving. Deze ideeën worden beoordeeld op hun duurzaamheid en impact. De meest onderscheidende ideeën maken kans op prijzen, waardoor ze extra kansen krijgen om verder ontwikkeld en uitgevoerd te worden. Dit initiatief brengt concrete ideeën uit de samenleving dichter bij de politiek en zet duurzaamheid extra in de schijnwerpers.
In het bedrijfsleven worden sales- en marketingtargets vaak bepaald op basis van groei-ambities. Deze targets richten zich op het sluiten van deals, verkopen van producten en diensten, en het binnenhalen van klanten. Helaas wordt er vaak minder nagedacht over de impact op de interne organisatie, wat kan leiden tot haalbaarheidsproblemen en niet waargemaakte verwachtingen.
In de praktijk is het een valkuil om te leven in de waan van de dag. Het streven naar succes op korte termijn voelt vaak prettiger dan bezig zijn met de onzekerheid van morgen. Hoe gaat u hier als ondernemer mee om? Neemt u de tijd om na te denken over de toekomst? Een slechte aansluiting tussen sales en de interne organisatie kan spanning veroorzaken, wat de klanttevredenheid en marges onder druk zet en de continuïteit van uw organisatie in gevaar brengt.
Op Duurzame Dinsdag staat duurzaamheid centraal in de Tweede Kamer. Daagt u uw medewerkers ook uit om na te denken over de duurzaamheid van uw organisatie? Stimuleert u hen om verder te kijken dan de waan van de dag?
Het doorbreken van de waan van de dag en het verbeteren van de aansluiting tussen sales en de interne organisatie begint bij bewustwording. Door dit thema met medewerkers uit alle disciplines te bespreken, biedt u hen een podium en kunnen daadwerkelijk verbeteringen worden gerealiseerd.
Meer tijd en energie moeten worden gestoken in het begrijpen van de wensen van de klant en de mogelijkheden en beperkingen van de interne organisatie. Door de klantvraag goed te begrijpen en te weten wat waargemaakt kan worden, kan de sales performance worden verbeterd.
Voor sales-medewerkers is het essentieel om in de opstartfase stakeholders bij het project te betrekken. De interne organisatie moet bewust worden gemaakt van de wensen van de klant. De processen van de interne organisatie moeten zodanig worden ingericht dat aan de klantwensen voldaan kan worden.
Open communicatie over de mogelijkheden en onmogelijkheden is cruciaal. Sales moet verkopen wat waargemaakt kan worden en de interne organisatie moet waarmaken wat verkocht is. Deze communicatie betreft zowel het bespreken van kansen als het bespreken van risico’s.
BidPro beschikt over de expertise op het gebied van sales en business development om u te helpen bij het beter laten aansluiten van sales en de interne organisatie. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij uw organisatie kunnen ondersteunen bij het behalen van duurzame en haalbare groei.
Optimaliseer uw bedrijf met duurzaamheid en effectieve sales-integratie. Neem contact op met BidPro voor meer informatie.
In de huidige tijd, waarin werken op afstand de norm is geworden, omarmen we nieuwe vormen van samenwerking en assistentie, met name op virtueel gebied. Hoewel virtuele assistentie al geruime tijd bestaat, lijken we nu pas echt de enorme voordelen van externe ondersteuning in te zien en te waarderen. En dat is hoog tijd, vooral als het inschakelen van een 'hulplijn' ons aanzienlijke tijd en moeite kan besparen. De opkomst van AI is hier ook een voorbeeld van. Maar stelt u zich eens voor: een gespecialiseerde virtuele tenderdesk, een tenderteam tot uw beschikking te hebben op het moment dat u deelneemt aan een aanbesteding. Klinkt dat niet als een droom die uitkomt?
U bent zeker niet de enige die structureel (te) druk is en graag meer tijd zou willen besteden aan aanbestedingen. Echter, het aanbestedingsproces geeft u geen energie, u loopt regelmatig vast en de tijd die u eraan besteedt, gaat ten koste van uw dagelijkse werkzaamheden of zelfs uw persoonlijke leven. Daarnaast is het optuigen van een tenderteam een forse kostenpost, zeker als u die ook nog eens moet doorbetalen op het moment er geen inschrijftrajecten zijn.
Is dit voor u herkenbaar? U bent niet alleen. Dit is een probleem dat we dagelijks horen. Maar hoe lossen anderen dit probleem op? Door gebruik te maken van een Virtual Tenderdesk van BidPro.
Een Tenderdesk (tenderteam of bidteam), zowel fysiek als virtueel, is een team dat alle benodigde kennis en expertise samenbrengt en zich volledig richt op het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Met de Virtual Tenderdesk van BidPro krijgt u ondersteuning bij elke vraag die u heeft tijdens het schrijven en indienen van uw aanbestedingen of offertes. Een simpel telefoontje is voldoende: "Kun je met me meedenken? Wil je deze tekst controleren? Wat wordt er precies bedoeld met deze vraag in de aanvraag? Kun je controleren of we alles hebben voor de indiening?" Naast het beantwoorden van vragen kunt u ook het schrijven van (delen van) uw aanbieding uitbesteden aan de Tenderdesk. Indien gewenst kan de Virtual Tenderdesk u ook helpen bij het monitoren van de publicatie van nieuwe aanbestedingen of het bewaken van de planning en deadlines voor de indiening. U bepaalt zelf welke diensten van onze menukaart beschikbaar zijn in uw Virtuele Tenderdesk. Hierdoor is uw Tenderdesk persoonlijk en kunt u precies afnemen wat u nodig heeft.
Door gebruik te maken van de Virtual Tenderdesk wordt bij elke inschrijving een team van vakspecialisten betrokken. Wanneer u uw tenderdesk laat inrichten door BidPro, bouwen we snel de benodigde expertise op, standaardiseren en optimaliseren we uw processen, en zorgen we ervoor dat de vakspecialisten betrokken zijn bij de aanbesteding zonder dat dit ten koste gaat van focus en taakversnippering. Hierdoor wordt uw organisatie ontlast en kunt u als een professionele en succesvolle deelnemer aanbestedingen benaderen. Maar dat is nog niet alles. Ons streven is ook om uw organisatie op te leiden door middel van trainingen en begeleiding. Door middel van trainingen on the job nemen we u en uw medewerkers mee in het proces en laten we u kennismaken met de mogelijkheden die er zijn. Op die manier doet u waardevolle ervaring op en bouwt u zelf ook expertise op binnen het aanbestedingsdomein.
Uw Virtual Tenderdesk verzameld informatie en analyseert deze als geen ander. Met behulp van onze intern ontwikkelde tendersignaleringsdienst, mist u geen enkele aanbesteding meer. De Virtual Tenderdesk is bekend met veelgestelde vragen in nota's van inlichtingen en heeft kennis van de meest succesvolle aanbestedingsteksten. Dit is waardevolle ervaring en kennis waar uw organisatie van kan profiteren.
Of u nu een salesmanager bent bij een grote organisatie bent of eigenaar van een MKB-bedrijf, iedereen heeft toegang tot een Virtual Tenderdesk. Zelfs met slechts een paar uur per maand kunt u al gebruikmaken van uw eigen Virtual Tenderdesk, die u kunt inschakelen wanneer het u uitkomt. Of het nu gaat om structurele of tijdelijke werkzaamheden, uw Virtual Tenderdesk staat altijd voor u klaar.
Bij BidPro bieden we de mogelijkheid om tegen lage instapkosten gebruik te maken van uw Virtual Tenderdesk. Om optimaal gebruik te kunnen maken van deze service, geven wij u graag kosteloos advies over hoe u uw Virtual Tenderdesk het beste kunt inzetten. Neem contact met ons op via info@BidPro.nl om een afspraak te maken. Tijdens deze afspraak vertellen wij u alles wat u wilt weten over het werken met een Virtual Tenderdesk en geven wij u een advies op maat.
De Virtual Tenderdesk is dé sleutel tot succesvolle aanbestedingen. Profiteer van de expertise, ondersteuning en kennis die de Virtual Tenderdesk biedt en maak van uw aanbestedingen een succesverhaal.
Schakel vandaag nog de hulp in van uw eigen Virtual Tenderdesk en ontdek hoe efficiënt en effectief uw aanbestedingsproces kan zijn. Neem contact op.
Als u enige ervaring heeft met het inschrijven op aanbestedingen, dan weet u dat dit een serieuze en uiterst secure aangelegenheid is. U zult niet de eerste zijn wiens inschrijving gediskwalificeerd wordt vanwege een kleine fout in de aangeleverde stukken. Want er zíjn nogal wat missers die u kunt maken binnen een aanbesteding. Wij vertellen hoe je een aantal valkuilen kunt mijden.
Check, check, dubbelcheck
Hoewel ze veel gelijkenissen vertonen, mag u ervan uitgaan dat elke aanvraag nét weer anders is. Daarom is het noodzakelijk om ieder willekeurig document nauwkeurig te scannen én na te gaan welke documenten bij de indiening meegestuurd moeten worden. Ik zal u hiervan een voorbeeld geven: Sommige aanbestedende diensten voegen een checklist bij hun uitvraag. ‘Makkelijk!’; hoor ik u denken? Zeker, maar hierin schuilt ook de eerste veelgemaakte fout. Soms is het zo dat u deze checklist ook dient in te dienen bij uw inschrijving. Of dit het geval is, ziet u vaak aan de ruimte die wel of niet is vrijgelaten voor een handtekening. Deze checklist (ook wel conformiteitenlijst) niet indienen, niet afvinken en/of niet ondertekenen, kan diskwalificatie betekenen!
Niet bevoegd is Game Over
Handtekeningen zijn sowieso een zaak om niet lichtzinnig mee om te gaan, ook in een aanbesteding kunt u zichzelf hiermee eenvoudig diskwalificeren. De ondertekening van de inschrijving moet rechtsgeldig zijn. Dat klinkt logisch maar het betekent dat alleen degene die in het register van de Kamer van Koophandel als bestuurder is opgenomen zijn of haar handtekening mag zetten (of een gemachtigde). Als er meerdere bestuurders zijn die alleen gezamenlijk bevoegd zijn, dienen al deze bestuurders de inschrijving te ondertekenen. Indien een bestuurder wel bevoegd is om solo te tekenen maar beperkt is tot een bepaald grensbedrag, check dan goed of de totale inschrijvingssom van de inschrijving deze bevoegdheidsgrens niet overschrijdt.
Afgaan op het UEA
Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument treft u bij iedere aanbesteding aan. Dit formulier is een mijnenveld van mogelijke fouten. Eén vraag niet of niet volledig beantwoorden en u bent ‘af’. Goed om hierbij te weten is: indien u de opdracht samen met een andere organisatie of met behulp van een derde wilt gaan uitvoeren, ook deze partijen afzonderlijk vaak een UEA-formulier moeten invullen, welke tegelijk met de rest van uw inschrijving moet worden ingediend. Ook op het UEA van uw samenwerkingspartner kunt u dus afgeschreven worden. In de aanbestedingsdocumenten staat wat de aanbestedende dienst van u verwacht.
(Geen) voorwaarde voor succes
Vanuit gewoonte vermeldt u onder elke offerte een frase als - op al onze aanbiedingen zijn onze verkoopvoorwaarden van toepassing-. Het is echter niet toegestaan om eigen voorwaarden te verbinden aan uw aanbod, u moet onvoorwaardelijk akkoord gaan. Voegt u wel voorwaarden of beperkingen toe, zonder dat de aanbestedingsstukken daar expliciet de mogelijkheid toe geven? Dan kan uw inschrijving afgekeurd worden.
Conclusie
Met aandacht en focus kunt u de veelgemaakte fouten voorkomen. Onduidelijkheden die u in aanbestedingen tegenkomt, kunt u aan de orde stellen tijdens de vragenronde. Stel alle vragen die u heeft, zodat u exact weet wat er van u gevraagd wordt en waar uw antwoord aan moet voldoen. Elk woord in de uitvraag van een aanbesteding lezen en interpreteren kost uiteraard veel tijd, maar voorkomt diskwalificatie door slordigheidsfouten én dat u gezwoeg voor niets is geweest. Ons advies? Wees nauwkeurig en investeer die aandacht aan uw inschrijving, want het is zonde als uw verder prachtige offerte wordt afgekeurd op het ontbreken van documenten of slordigheden bij het indienen.
Deze blog is geschreven door Bert Hordijk.
Wilt u diskwalificatie voorkomen? BidPro checkt uw aanbesteding voor indiening en voorziet u graag van waardevol advies. Neem contact met ons op.
