Inschrijven op een aanbesteding? Er valt nog veel te winnen!

Zes tips, vier minuten leestijd

Als u zich inschrijft op een aanbesteding, dan doet u dat om te winnen. En hoewel alleen al het meedoen aan een aanbesteding heel leerzaam is, gaat u niet voor een tweede plek of lager. U wilt het werkpakket gegund krijgen, punt. Eerder schreef ik een artikel met tips om uw gunfactor (als MKB-bedrijf) te verhogen. In deze blog ga ik in op wat u nog meer kunt doen om te winnen en geef ik u zes tips.

Er valt veel winst te behalen. Wat kunt u het beste doen?

Tip 1: Ken uw (potentiële) klanten

Aanbestedende diensten publiceren aanbestedingskalenders op hun website en publiceren openbare aanbestedingen op aanbestedingsplatformen. De meeste informatie krijgt u echter door uw (potentiële) klant te kennen. Wanneer u regelmatig in gesprek bent met uw (potentiële) klanten, weet u wat er bij hen speelt. Zo kunt u tijdig op de hoogte zijn van een mogelijke aanbesteding. Tot het moment dat de aanbestedingsprocedure is gestart, kunt u met de klant de inhoud van de opdracht bespreken. Hoe tevreden is uw klant over de huidige dienstverlener/dienstverlening? Wat zijn de verbeterpunten? Deze informatie kan de kans dat u de aanbesteding wint enorm vergroten.

Tip 2: Zorg voor bekendheid bij inkopers

In het geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding, zal de aanbestedende dienst meerdere partijen uitnodigen tot deelname aan een aanbestedingsprocedure. Bekendheid draagt bij aan de kans om uitgenodigd te worden. Zorg dus dat u op die lijst komt. Hoe? Netwerken, netwerken, netwerken. Als u niet uitgenodigd bent voor een meervoudig onderhandse aanbesteding kunt u verzoeken om mee te mogen doen (de aanbestedende dienst is hiertoe overigens niet verplicht).

Tip 3: Ken uw concurrentie

Door uw concurrentie te kennen weet u waarin u anders bent. En het zijn juist deze verschillen die de doorslag geven bij aanbestedingen. Wat maakt u uniek in de markt? Wat is het onderscheidende vermogen van uw organisatie? Op welke manier speelt u beter in op de behoeften dan dat uw concurrenten dat doen? Beantwoord deze vragen niet alleen voor uzelf, maar ook voor uw concurrenten. Dan weet u precies op welke punten u het sterkste staat. Deze informatie kunt u zeer goed gebruiken in uw aanbieding.

Tip 4: Bouw bewijsmateriaal op

Na tip drie is het zaak om uw USP’s te kunnen onderbouwen met sterk bewijsmateriaal. Het mooie hierbij is dat als je echt doet wat je beweert, dit bewijsmateriaal voor het oprapen ligt. Er wordt bij bijna elke aanbesteding om referenties gevraagd, die u uiteraard netjes aanlevert. Heeft u er wel eens aan gedacht dat deze referenten uw USP’s kunnen onderbouwen. Gebruik (als dit niet uitdrukkelijk wordt verboden) eens quotes van referenten in je teksten die uw verhaal bevestigen en versterken. Daarnaast zijn harde cijfers erg overtuigend. Dus duik eens lekker in de cijfers en u kunt vast met overtuigende data komen. Bewijs scoort altijd.

Tip 5: Tendermonitoring en -signalering

Er worden maandelijks honderden werkpakketten uitgevraagd volgens de aanbestedingsprocedure. Deze werkpakketten worden gepubliceerd op platformen zoals TenderNed of worden uitgevraagd in een DAS. Als u niet door de klant zelf op de aanbesteding wordt geattendeerd (zie tip 1), kunt u ervoor kiezen om zelf regelmatig op de platformen te kijken. Het monitoren van aanbestedingen is tijdrovend. BidPro kan deze monitoring voor u uitvoeren in de vorm van ‘Tendersignalering’. Op deze manier voorkomt u dat u een aanbesteding mist.

Tip 6: To Bid or not to Bid..?

Wanneer u een aanbesteding heeft gevonden die lijkt te passen bij uw dienstverlening, is het nog niet altijd wenselijk om u in te schrijven. Om een werkpakket gegund te krijgen dient u vaak enkele documenten te kunnen overleggen. Ook kan gevraagd worden om een referentie waaruit blijkt dat u eerder een soortgelijke opdracht uitgevoerd heeft. Bekijk ook of u kunt voldoen aan de basiseisen, het programma van eisen en eisen m.b.t. certificeringen. Wanneer u hieraan niet kunt voldoen, is het raadzaam om uw tijd te sparen en niet in te schrijven.

Maar oordeel niet te snel! Scan het bestek en stel vragen. In de praktijk blijkt dat de uitvraag niet altijd even duidelijk is omschreven of zelf onjuistheden bevat. Het is belangrijk om hierover vragen te stellen tijdens de daarvoor bedoelde vragenrondes. Dit kan leiden tot een aanpassing in de uitvraag of een verandering in de eis. Veranderingen die van invloed kunnen zijn op uw Bid or No Bid besluit.

Wilt u meer weten over tendersignalering via BidPro of kunnen wij u ondersteunen bij het winnen van aanbestedingen? Neem contact met ons op.
Naar contactpagina >>>

Wouter van Eijk

Wilt u meer lezen?