Valkuilen in aanbestedingen

Deze fouten zult u niet meer maken – leestijd 4 minuten

Als u enige ervaring heeft met het inschrijven op aanbestedingen, dan weet u dat dit een serieuze en uiterst secure aangelegenheid is. U zult niet de eerste zijn wiens inschrijving gediskwalificeerd wordt vanwege een kleine fout in de aangeleverde stukken. Want er zíjn nogal wat missers die u kunt maken binnen een aanbesteding. Wij vertellen hoe je een aantal valkuilen kunt mijden.

Check, check, dubbelcheck

Hoewel ze veel gelijkenissen vertonen, mag u ervan uitgaan dat elke aanvraag nét weer anders is. Daarom is het noodzakelijk om ieder willekeurig document nauwkeurig te scannen én na te gaan welke documenten bij de indiening meegestuurd moeten worden. Ik zal u hiervan een voorbeeld geven: Sommige aanbestedende diensten voegen een checklist bij hun uitvraag. ‘Makkelijk!’; hoor ik u denken? Zeker, maar hierin schuilt ook de eerste veelgemaakte fout. Soms is het zo dat u deze checklist ook dient in te dienen bij uw inschrijving. Of dit het geval is, ziet u vaak aan de ruimte die wel of niet is vrijgelaten voor een handtekening. Deze checklist (ook wel conformiteitenlijst) niet indienen, niet afvinken en/of niet ondertekenen, kan diskwalificatie betekenen!

Niet bevoegd is Game Over

Handtekeningen zijn sowieso een zaak om niet lichtzinnig mee om te gaan, ook in een aanbesteding kunt u zichzelf hiermee eenvoudig diskwalificeren. De ondertekening van de inschrijving moet rechtsgeldig zijn. Dat klinkt logisch maar het betekent dat alleen degene die in het register van de Kamer van Koophandel als bestuurder is opgenomen zijn of haar handtekening mag zetten (of een gemachtigde). Als er meerdere bestuurders zijn die alleen gezamenlijk bevoegd zijn, dienen al deze bestuurders de inschrijving te ondertekenen. Indien een bestuurder wel bevoegd is om solo te tekenen maar beperkt is tot een bepaald grensbedrag, check dan goed of de totale inschrijvingssom van de inschrijving deze bevoegdheidsgrens niet overschrijdt.

Afgaan op het UEA

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument treft u bij iedere aanbesteding aan. Dit formulier is een mijnenveld van mogelijke fouten. Eén vraag niet of niet volledig beantwoorden en u bent ‘af’. Goed om hierbij te weten is: indien u de opdracht samen met een andere organisatie of met behulp van een derde wilt gaan uitvoeren, ook deze partijen afzonderlijk vaak een UEA-formulier moeten invullen, welke tegelijk met de rest van uw inschrijving moet worden ingediend. Ook op het UEA van uw samenwerkingspartner kunt u dus afgeschreven worden. In de aanbestedingsdocumenten staat wat de aanbestedende dienst van u verwacht.

(Geen) voorwaarde voor succes

Vanuit gewoonte vermeldt u onder elke offerte een frase als – op al onze aanbiedingen zijn onze verkoopvoorwaarden van toepassing-. Het is echter niet toegestaan om eigen voorwaarden te verbinden aan uw aanbod, u moet onvoorwaardelijk akkoord gaan. Voegt u wel voorwaarden of beperkingen toe, zonder dat de aanbestedingsstukken daar expliciet de mogelijkheid toe geven? Dan kan uw inschrijving afgekeurd worden.

Conclusie

Met aandacht en focus kunt u de veelgemaakte fouten voorkomen. Onduidelijkheden die u in aanbestedingen tegenkomt, kunt u aan de orde stellen tijdens de vragenronde. Stel alle vragen die u heeft, zodat u exact weet wat er van u gevraagd wordt en waar uw antwoord aan moet voldoen. Elk woord in de uitvraag van een aanbesteding lezen en interpreteren kost uiteraard veel tijd, maar voorkomt diskwalificatie door slordigheidsfouten én dat u gezwoeg voor niets is geweest. Ons advies? Wees nauwkeurig en investeer die aandacht aan uw inschrijving, want het is zonde als uw verder prachtige offerte wordt afgekeurd op het ontbreken van documenten of slordigheden bij het indienen.

Wilt u diskwalificatie voorkomen? BidPro checkt uw aanbesteding voor indiening en voorziet u graag van waardevol advies.
Naar contactpagina >>>

Wilt u meer lezen?

• Lees ook de blog “Inschrijven op aanbestedingen? Er valt nog veel te winnen”. Naar blog >>>
• Lees wat BidPro voor u kan betekenen. Naar diensten >>>